ساختار شكست كار – WBS- چيست ؟
ساعت ٩:٥٤ ‎ق.ظ روز دوشنبه ٢۸ مهر ،۱۳۸٢  کلمات کلیدی:
آيا تاكنون براي انجام كارهاي شخصي روز آينده خود آنها را دسته بندي كرده ايد؟ اگر اينگونه بوده در حقيقت شما نيز براي مديريت پروژه كارهاي انجام نشده فردا از WBS كمك گرفته‏ايد.
ساختار شكست كار , يكی از تكنيك ها و ابزار لازم در تعريف دستور كار پروژه مي‏باشد.ساختار شكست كار؛ تجزيه سلسله مراتبي و سطح به سطح عمليات يك پروژه است. منظور از عمليات, تلاش و انرژي است كه جهت بدست آوردن اقلام قابل تحويل پروژه مورد نياز خواهد بود. اين تلاش و انرژي در قالب تخصصها و رده هاي تخصصي مختلف نمايان و مستند مي شود. پروژه بايستی به چند مرحله كاملا“ متمايز دسته بندی گردد و چون كليه فعاليتهای خروجی در هر مرحله, ورودی برای مرحله بعدی می باشد بايستی كليه تغييرات در هر مرحله تحت كنترل درآيند.
ـ WBS بايستی:
اول: از بالا به پايين هرآنچه كه مورد نياز است را ارايه نمايد
دوم: يك ساختار سلسله مراتبی از بالا به پايين است و بايستی در هر سطر از آن 100% يك كار را مشاهده كرد.“
WBS بر اساس معيارهاي زير تقسيم‏بندي مي شود :
۱-ساختار سازماني (در صورتيكه بر اساس Function سازماندهي شده باشند.)
۲-ماهيت كارها (در اين معيار عمليات مورد نياز جهت تكميل و تحويل هر يك از اقلام PCWBS بررسي و سپس اين عمليات گروه بندي مي شوند.)
۳- چرخه عمر پروژه Project life cycle (مهندسي, تداركات, ساخت, نصب و راه اندازي)
چند نكته :
1-WBS را بر اساس سطحي كه مي خواهيم مديريت و كنترل نماييم تهيه كنيم.( كنترل عبارتست از تجزيه و تحليل موجود, مقايسه برنامه با عملكرد و تصميم گيري در مورد هاي بعدي)
به عبارت ديگر؛WBS را بر اساس سطحي كه مي خواهيم نظارت كنيم تهيه نماييم. ( نظارت عبارتست از جمع آوري داده ها و ارايه گزارشات )
2- هر شاخه از WBS مي تواند بر اساس يكي از معيارهاي تقسيم ذكر شده به سطوح كوچكتر تقسيم گردد.
3- عناصر FWBS به صورت فعل هستند نه اسم.
4- لازم نيست كه سطح شكست در تمامي عمليات به يك اندازه باشد. يك عمليات ممكن است كه تا سطوح بسيار تفضيلي شكسته شود در حالي كه عمليات ديگر در سطح كلي تعريف شود.
هر شاخه از WBS مي تواند بر اساس يكي از معيارهاي تقسيم ذكر شده به سطوح كوچكتر تقسيم گردد.
كتاب استاندارد عملي انجمن مديريت پروژه . براي ساختارهاي شكست كار؛ كه يك سند استاندارد انجمن مديريت پروژه است به بيان تفصيلی ساختار شكست كار(WBS) پرداخته و مراحل مختلف توليد و بكارگيري آن را مورد بررسی قرار داده كه در بخش معرفي كتب ان را معرفي نموده‏ايم.
 
معرفی کتاب !
ساعت ٩:٤٧ ‎ق.ظ روز دوشنبه ٢۸ مهر ،۱۳۸٢  کلمات کلیدی:


عنوان: Practice Standard for Work Breakdown Structure
نويسنده و ناشر : موسسه بين المللي مديريت پروژه PMI
سال انتشار : اكتبر 2001
تعداد صفحات : 85 صفحه
هرچند معروفترين كتاب و استاندارد موسسه PMI استاندارد دانش مديريت پروژه (PMBOK) است - كه ما در اين وبلاگ قبلا بارها به آن پرداخته‏ا‏يم.- ليكن چندين سال است كه كتاب استاندارد عملي انجمن مديريت پروژه . براي ساختارهاي شكست كار؛ كه يك سند مهم استاندارد انجمن مديريت پروژه(امريكا) است ؛ در زمره پرفروش‏ترين كتب مرجع مديريت پروژه به حساب مي‏آيد.
اين كتاب به بيان تفصيلی ساختار شكست كار پروژه ها پرداخته و مراحل مختلف توليد آن را مورد بررسی قرار می‏دهد ومعتبرترين مرجع و راهنماي كامل ايجاد؛ توسعه و كاربرد ساختار شكست كار در پروژه ها ؛ مديريت ؛ برنامه ريزي و كنترل پروژه‏هاست.
مقدمه كتاب مخاطبان اصلي اين استاندارد را عمدتاً مديران پروژه‏؛ اعضاي تيم پروژه ؛ پرسنل قراردادها و كليه كساني كه علاقه به مشاركت در يكي از زمينه هاي مديريتي پروژه ها را دارند معرفي مي‏كند.
هرچند هيچ دو پروژه يكسان و كاملاً همانند در دنيا وجود ندارد اما اصول مديريت پروژه و اصول طراحي ساختار شكست كار پروژه ها يكسان است.
اين كتاب شامل 3 فصل و 15 پيوست جداگانه مي باشد كه موضوعات چهار فصل اصلي كتاب عبارتند از:
1-مقدمه
2- ساختار شكست كار چيست ؟
3- چرا از ساختار شكست كار استفاده مي كنيم؟
4- چگونه ساختار شكست كار را براي پروژه ها ايجاد نماييم؟
خواندن اين كتاب را به همه علاقمندان توصيه مي نماييم. نسخه Pdf اين كتاب را از سايت اينترنتي Pmi.org مي توانيد Download و مطالعه نماييد.
تکمیلی : کاشف به عمل آمد؛ این کتاب توسط مرکز تحقیقات مدیریت پروژه ایران (WWW.PMIR.COM) ترجمه شده است.ضمنا نسخه کامل این کتاب در سایت مدیریت پروژه ایران نیز موجود است.با تشکر از برادر عزيزم مهندس سهيل جعفری !
 
برنامه ريزي چرا ؟ !
ساعت ۱٢:٢۳ ‎ب.ظ روز چهارشنبه ٢۳ مهر ،۱۳۸٢  کلمات کلیدی:
برنامه ريزي شرط تحقق اهداف !
حتماً همه شما اين شعار مهم مهندسان صنايع به گوشتان خورده است . اساساً برنامه‏ريزي چيست ؟ چرا اهميت دارد؟ اصول آن كدامند؟ لوازم آن چيست ؟
مهمترين مساله اي كه در اين وبلاگ از سال گذشته تاكنون بر آن تاكيد كرده ايم آن است كه اساساً هر كاري در زندگي بشر يك پروژه است . چرا كه هر كار ما داراي زمان بوده و براي انجام آن يكسري منابع مصرف مي‏كنيم. مديريت پروژه هاي كوچك و بزرگ زندگي ما نيازمند برنامه‏ريزي است.
يكي از خصلت‏هاي ممتاز انسان ، خصلت دورانديشي ( Providence ) است . افق دور در نگاه و نگرش آدمي ، ضامن شفاف شدن ابهامات آينده است و تصميمات آتي را رقم مي زند .افراد دور انديش در مقايسه با ديگران ، تصويري شفاف تر در مسايل ،رفتارها، عكس العمل ، رويدادها و اتفاقات دارند .افق روشن : بهره مندي انسان از زاويه روشن و كم ابهام ، با استفاده از دو افق قبلي ميسر است . افق روشن محصول دو افق دور و باز است . و محصول اين سه افق ، بحث شناخت ( Recognition ) است .
برنامه ريزي و آماده سازي از عملكرد ضعيف جلو گيري مي كند.يكي از وظايف مديران عالي اجرايي اين است كه اگر موفق به برنامه ريزي نشوند براي شكست برنامه ريزي كرده اند. با وجود اين مطلب ، هنوز خيلي از مديران براي موفق شدن ، به برنامه ريزي تفضيلي دست نمي زنند و دلايلي متنوع از قبيل ذيل را در اين خصوص مطرح مي كنند:
"من بيش از اندازه مشغله دارم كه بتوانم برنامه ريزي كنم ، بيشتر وقت من صرف مثلاً « اطفاي حريق » مي‏شود تا نشستن پشت ميز." اين يكي از دلايل كلاسيك عدم برنامه ريزي است. اگر مديري برنامه جامع و به موقعي تهيه كرده باشد ، آنوقت زمان مورد نياز براي حل مسايل حاد و بحراني (اطفاي حريق ) به حداقل خود كاهش خواهد يافت و چنين مديري اثر بخشي بيشتري خواهد داشت. چنين مديراني فكر مي كنند ، برنامه‏ريزي يعني نشستن پشت ميز و فكر كردن ، در حاليكه برنامه‏ريزي يعني ايجاد انگيزش در تيم به منظور فكر كردن نسبت به آينده و مسايل پيش رو و موافقت كردن با اقداماتي كه تيم قصد انجام آنها را دارد.
"من براي برنامه ريزي هنوز به مهارت لازم دست نيافته ام ، در ضمن هيچ برنامه اي وجود ندارد كه در عمل كاملاً موفق شده باشد." مهارتهاي لازم براي برنامه ريزي پروژه هاي پيچيده آنقدر سخت نيست كه نتوان آنها را فرا گرفت پايه و اساس آنها متكي بر عقل و منطق است ، حتي اگر بعضي اوقات خيلي فني به نظر برسند. حتي اگر اين مطلب واقعيت داشته باشدكه تنها تعداد معدودي از برنامه ها به موفقيت مي رسند ، بايد بپذيريم كه تغيير يك برنامه به مراتب ساده تر از تهيه آن است. هر قدر زمان بيشتري در آغاز صرف فكر كردن در مورد برنامه شده باشد ، به هنگام اجراي برنامه در واقعيت ، زمان كمتري تلف خواهد گرديد و موردي براي نا اميدي باقي نخواهد ماند.
"من براي برنامه ريزي هنوز به مهارت لازم دست نيافته ام ، در ضمن هيچ برنامه اي وجود ندارد كه در عمل كاملاً موفق شده باشد." مهارتهاي لازم براي برنامه ريزي پروژه هاي پيچيده آنقدر سخت نيست كه نتوان آنها را فرا دقيقاً آنرا مي فهمند اما شما از كجا مي دانيد كه آنها واقعاً اين مطالب را مي فهمند؟ خيلي از افراد در گفتار خود شك و ترديد هايشان را آشكار نمي كنند، صرفاً به اين دليل كه مي ترسند كه به آنها به چشم يك آدم احمق و يا هيجان زده نگاه شود. يك برنامه مدون شده ، همه چيز را روشن و عاري از ابهام مي كند و به عنوان يك سند در طي زمان باقي مي ماند.
"ما هنوز به آن حد از اشرافيت نرسيده ايم كه وقت داشته باشيم كه يك برنامه ريزي تفضيلي تهيه كنيم ، اين كار به هفته ها وقت احتياج دارد و ما معمولاً بايد بلافاصله حركت كنيم ." اين نيز يكي ديگر از بهانه هاي كلاسيك است و اقدامات انجام شده توسط چنين افرادي به دليل ضعف تعريف و برنامه ريزي احتمالاً با هزينه هاي گزاف و صرف وقت فراوان به بدترين نتايج ختم مي شود. فكر نكنيد با ميان بر زدن و پريدن از روي مرحله برنامه ريزي باعث صرفه جويي در وقت مي شويد. هر چند از نظر رواني، تدوين جزييات يك برنامه اغلب كار خسته كننده اي به نظر ميآيد، اما بدون انجام آن ، مانند اين است كه بدون نقشه به يك سرزمين نا شناخته قدم بگذاريم.
استفاده از تكنيك مديريت پروژه تضمين كننده شانس دستيابي به هدف محسوب مي شود. برنامه ريزي ، امكانپذير بودن مجموعه اهداف را در چارچوب زمان ، هزينه و كيفيت مشخص مي كند. يك برنامه بايد منسجم باشد ، نه تنها از نظر تفكر پنهان در پشت آن ، بلكه از نظر مستندات نيز بايد منسجم و از قسمتهاي مرتبط و قابل ارجاع به افراد درگير تشكيل شده باشد. براي نشان دادن ساختار و جزييات محتواي يك پروژه خوب برنامه ريزي نمونه اي از ساختار چنين برنامه اي در ذيل مي آيد:
تعريف پروژه : در تعريف پروژه بايد نام پروژه ، مدير پروژه ، ناظر پروژه ،اهداف پروژه ، منافع پروژه ، محصول و كيفيت مورد انتظار پروژه ، منابع مورد انتظار ، عوامل محدود كننده ، عوامل كليدي ، معيارها و يا شاخص هاي سنجش موفقيت پروژه ، ، منظور شده باشند. علاوه بر اين ، تعريف پروژه بايد شامل نام افراد و بازيگران كليدي نيز باشد. تعريف روشن و صريح اهداف ، منافع و محصولات پروژه باعث تمركز توجه و ذهنيت افراد تيم پروژه بر روي عمليات و منافع پروژه مي شود.
ساختار شكست و خرد كردن كار (WBS) : جهت شناسايي همه اقلام قابل تحويل مياني و نهايي كه بايد بدست آيند ، عملياتي كه براي بدست آوردن آنها لازم است ، تخصص ، مهارت و تعداد نيروي انساني كه براي انجام عمليات و حصول اقلام قابل تحويل لازم است.
شبكه فعاليتها و مسير بحراني: مرتب سازي و دسته بندي منطقي ترتيب انجام فعاليتها بر اساس شناخت وابستگي بين آنها و روابط پيشنيازي كه خود باعث مشخص شدن مسير بحراني(مسيري با حداكثر طول زماني در شبكه) مي شود.
برگ مشخصات فعاليت : كه شامل نام فعاليت ، مدت اجرا ، نفر/ روز لازم براي انجام وظيفه است كه با تسهيم منابع توافق شده (موجود يا در دست تهيه) از آن انجام هر فعاليت برآورد مي گردد ، زمان شروع يا خاتمه و مسئول انجام و توضيحات لازم است.

برگ خلاصه مشخصات فعاليتهاي Milestone : كه نشان دهنده خروجي ها و نقاط كليدي بررسي و كنترل پيشرفت پروژه است.
برگ خلاصه فعاليتهايي كه به عوامل خارج از پروژه وابستگي دارند: چنين مفروضات كليدي بايد شناسايي شوند و دستورالعمل مواجه با تاخيرات احتمالي و كنترل آنها تنظيم گردد.
برگ خلاصه منابع پروژه: صورت خلاصه اي از منابع مورد نياز جهت تخصيص به اندازه آنها كه نشان مي دهد چه كسي ،مسئول چه كاري و در چه زماني است.
برگ برآورد هزينه هاي پروژه: در اين برگ برآورد هزينه اوليه لازم جهت اجراي هر فعاليت پروژه ، مركزهزينه ، مبلغ تعديل شده ، تاريخ ، مسئول تصويب و تغيير آن درج مي شود.
جدول فعاليتها و نمودار گانت : شامل نام فعاليت ، مدت ، تاريخ شروع ، تاريخ پايان ،رابطه پيشنيازي ، مسئول اجرا ، بودجه لازم ، منابع لازم ،گانت چارت.
برگ اصلاح ، تغيير و بازنگري درپروژه يا برنامه
برگ گزارش تكميل و خاتمه پروژه : جهت مستند كردن تجربيات بدست آمده از كل طرح و مبنا قرار دادن جهت استفاده پروژه هاي آتي و صرفه جويي در وقت افراد در آينده استفاده شده و شامل مقايسه موارد برنامه ريزي شده و واقعي و نقطه نظرات مدير پروژه در مورد انحرافات بوجود آمده است.
در فرآيند برنامه ريزي سه اهرم بنيادين زمان ،كيفيت و هزينه وجود دارد كه با استفاده از آنها مي توان پروژه را تحت كنترل نگهداشت.
از كنترل برنامه در Iranpm بعدها سخن خواهيم گفت .
 
Iranpm يك‏ساله شد !
ساعت ۱۱:٤٦ ‎ق.ظ روز چهارشنبه ٢۳ مهر ،۱۳۸٢  کلمات کلیدی:
نوزدهم مهرماه ؛ سالروز تولد اولين وبلاگ مديريت پروژه در ايران است.
هدف از تاسيس وبلاگ انعكاس ديدگاهها و تجربيات شخصي پيرامون ابعاد مختلف مديريت پروژه بوده و موضوعات مرتبط با برنامه‏ريزي؛ كنترل و مديريت پروژه از زاويه هاي مختلف علمي‏ و عملي در وبلاگ منعكس شده است.
از يكسال پيش تاكنون بسياري از دوستان با همراهي ؛ ارسال نظر و مطلب مشوق ادامه اين راه بوده اند و خوشبختانه اين علاقه در كشورمان رشد نموده و در حال حاضر بيش از ده سايت يا وبلاگ تخصصي در زمينه مديريت پروژه مشغول به كار هستند كه خداوند تعدادشان را زيادتر كناد ! آمين !
يكسال پيش در چنين روزي برنامه‏ريزي كرديم و در يادداشت ۲۷ مهر ۱۳۸۱ قول داديم كه حداقل هفته‏اي يك يادداشت بنويسيم كه خوشبختانه تاكنون مجموعاً ۹۷ يادداشت مختلف با موضوعات مرتبط با مديريت پروژه در سايت نوشته شده است كه به طور متوسط نگارش ۲ يادداشت در هفته را مي رساند.
در سال آينده بنا دارم كه اگر خدا بخواهد از اين پس نوشته ها و يادداشتهاي آتي را مناسب جهت انتشار در نشريات و يا سمينارهاي تخصصي نمايم كه گزارش ارايه آنها را متناسباً خدمتتان عرض خواهم نمود.
با اميد به آنكه هر دانش آموخته ايراني يك وبلاگ داشته باشد .

تکمیلی:
کاشف به عمل آمد؛ برادر عزیزم آقای سهیل جعفری که موسس سایت جالب و فعال Iranpm.com هستند ؛ وبلاگ شخصی خود را زودتر از حقیر فعال نموده بوده اند.
برای ایشان و همچنین سایر فعالان عرصه مدیریت پروژه آرزوی موفقیت دارم.


 
اجزاء يك طرح پيشنهادي(Proposal) !
ساعت ٦:۱٩ ‎ب.ظ روز سه‌شنبه ۱٥ مهر ،۱۳۸٢  کلمات کلیدی:
به طور كلي هر طرح پيشنهادي از 3 بخش تشكيل مي شود:
بخش فني ‏Technical Section
بخش مديريتي Management Section
بخش هزينه Cost Section
1-بخش فني:اين بخش معمولاً مشكل ترين و پيچيده ترين قسمت يك طرح پيشنهادي بوده و شامل موارد زير است:
شرح مساله
بحث فنّي (محدوده كار ؛ مشخصات محصول يا خدمات ؛ خطرات احتمالي ؛ زمان بندي كلان يا جزيي )
طرح ريزي برنامه ( برنامه ريزي نيروي انساني مورد نياز فازهاي انجام كار؛ معرفي پرسنل كليدي و تخصيص آنها به فازها )
شرح تجهيزات و تسهيلات اصلي مورد نياز
فرضيات؛ تفاوتها و استثناها (مغايرتها با مشخصات يا شناسنامه كار معرفي شده از طرف مشتري )
اطلاعات تكميلي و تجربيات قبلي (در زمينه مشابه )
2-بخش مديريتي: اين بخش معمولا آسانترين قسمت يك طرح پيشنهادي است زیرا اطلاعات آن در طرحهاي قبلي موجود بوده و شامل موارد زير است:
توانايي مديريتي (ساختار سازماني ؛ ثبات مالي و اقتصادي شركت ؛ مشخصات كلي پرسنل ؛ سيستمهاي اداري و تجاري و ...)
مديريت برنامه (ساختار مورد نيازبراي مديريت پروژه ؛ رزومه پرسنل كليدي ؛ نحوه ارتباطات با مشتري ؛ شيوه مديريت كردن پيمانكارهاي جزء و مشاركتها )
تسهيلات مورد نياز
كنترل زمانبندي و هزينه (شيوه پيگيري فعاليتها و مقايسه برنامه با واقعيت و نحوه گزارش دهي آنها)
تاريخچه و تجربيات شركت
3-بخش هزينه :محتواي اين بخش به نوع قرارداد و ماهيت محصول يا خدمات پيشنهادي بستگي دارد كه شامل موارد زير است :
بيانيه(شناسنامه) كار (مشخصات كامل كار مورد درخواست
كلان هزينه ها (اقلام عمده هزينه كل طرح)
زمانبندي انجام كار
مبناي محاسبه سود
تجهيزات و امكانات قابل تامين از سوي مشتري
اقلام هزينه
طرز محاسبه هزينه اقلام و هزينه كل
تكنيكهاي براورد هزينه (سياستها و روشهاي شركت در برآورد هزينه ها)
اطلاعات تكميلي (اطلاعات بيشتر در مورد برآوردهاي مواد ؛ نيروي كار و سربار)
 
مشارکت در تدوين يک پايان نامه دکترا !
ساعت ۱۱:۳٩ ‎ق.ظ روز سه‌شنبه ۱ مهر ،۱۳۸٢  کلمات کلیدی:

آقای عبدالله بنی علی؛ دانشجوی دوره دکترای مديريت پروژه در دانشگاه جرج واشنگتن ؛ در حال تدوین پایان نامه خود با موضوع "بررسی نقش نرم افزارهای مديريت پروژه در رسيدن به اهداف پروژه ها "مي باشند.
ايشان با ارسال E-mail زير از حقير درخواست تدوين فرم نظرخواهی مربوطه در آدرس اينترنتی خود را نموده اند.
دوستان علاقمند میتوانند با پر کردن این فرم ها در اين عمل خداپسندانه مشارکت فرمايند!


Dear Fellows
I am a doctoral student of the Graduate School of Business and
Public Management, Information and Decision Support Systems/Project
Management, The George Washington University. I am requesting your
participation in my Doctoral research study that is designed to test
the role of Project Management Software in achieving project success
(e.g., Microsoft Project, Primavera Project Planner-P3e, and Artemis
Project Management). Your participation is completely voluntary and
The George Washington University will keep your responses completely
confidential. No individual responses will be released within your
organization or used for purposes other than for this research
study. Each completed survey will be coded for future reference.

Purpose: To better understand the current trend in using project
management software packages, their impact on performance, the
degree of fit between their functions and tasks characteristics, and
the relationship between computer self-efficacy and use of this type
of software.

The Methodology: I have designated a tested and a short on-line
survey. You have been selected among limited and professionals to
participate in this scholarly research. Your reply, therefore, will
weigh considerably toward the study's results and findings.

The Promise of the Study: The results of this study will be of
particular interest to the project management professionals like
yourself who seek to use information technology to support their
performance and enhance their productivity. The study will help
professionals to evaluate the impact of PM software on project
success, assess the type of software that provides a higher fit
between work requirements and systems' features, and demonstrate the
role of users' skills and organizational support on the acceptance
of this key software.

Completing the Survey: For your convenience, I have established an
active web site with exciting features for you to complete the
survey. Please go to:

http://home.gwu.edu/~abaniali/pmsurvey/homepage.htm

to view the survey and participate in the study.
If you prefer receiving a FAX or paper copy of the survey, please
call me at (703-625-8630) or send me an email at (abaniali@gwu.edu).

Thank you for responding by September 25th . If you are interested
in the results of the study, please let me know and I will send you
a summary report when the study is completed.
I look forward to hearing from you.
Sincerely
Abdullah Bani Ali, Doctoral Candidate
Management Science Department
School of Business and Public Management
The George Washington University
Washington, DC 20052. (202) 994-7375. Fax (202)994-4930