مدیریت سبد پروژه ها نياز حياتي سازمان‌هاي پروژه‌ محور !
ساعت ۱:۳٧ ‎ب.ظ روز دوشنبه ۱۳ شهریور ،۱۳۸٥  کلمات کلیدی:

خلاصه :

یکی از عواملی که در افزایش هزینه ها نقش بسیار مهمی دارد استفاده غیر صحیح از منابع می باشد در صورتی که با ایجاد روش سیستماتیک بتوان منابع را درست تخصیص داد این هزینه ها به شدت کاسته میشود .از دیگر سو تاخیر در اجرای پروژه ها ویا شکست در اجرای آنها باعث می گردد شرکتها ویا سازمانها ضرر های هنگفتی ببینند .

مدیریت سبد پروژه ها(Project Portfolio Management ) همان گونه كه قبلا اشاره كرديم یکی از مهمترین عوامل بازدارنده در هزینه بری در شرکتهایی است که چندین پروژه را (Enterprise Project Management )در دست اجرا دارند . در نوشته ذیل كوشيده‌ايم، در مورد این نوع مدیریت مطالبی ارائه شده است و همینطور دلائل عدم موفقیت اجرای این روش در برخي شركت‌ها اشاره شده است.

مقدمه:

سازمانها هر روز بدنبال روشهایی هستند که به توانند در آن به بهره وری اندیشیده وبر اساس استراتژی سازمانیشان هزینه ها را به حداقل رسانده و سود را افزایش دهند. در ایران سازمانها و شرکتهای مختلفی در زمینه مدیریت پروژه فعالیت دارند . و یکی از استانداردهای مدیریت پروژه را برگزیده ومسیر زندگی پروژه ها را بر آن اساس دنبال می نمایند .اگر چه رسیدن بیشتر سازمانها به مدیریت پروژه مبتنی بر استاندارد در آینده ای نزدیک به وقوع خواهد پیوست ولی این ضعف گرایش به سمت استانداردسازی  به خوبی دیده می شود .

یکی از این خللها وجود عدم تطابق واقعی اختصاص منابع در دست به پروژه ها می باشد در تحقیقی که از دو سازمان بزرگ دولتی کشور با داشتن مجموعا ً چندین هزار پروژه انجام شده هیچکدام جوابی برای سئوالات ذیل نداشته اند یا برای پاسخگویی نیاز به زمانی بیش از یک هفته داشته اند

1-              کدامیک از پروژه های سازمان شما در حال زیاندهی است ؟

2-              کدامیک  از پروژه های سازمان بهتر است به اتمام نرسد و در همان وضعیت واگذار شود؟

3-              کدامیک از پروژه های سازمان لازم است که متوقف وپروژه های دیگری را اغاز نمایید؟

4-              آیا شما بعد از پذیرش پروژه ها ارزیابی دوباره ای از منابع دارید ؟

5-              ایا اولویت بندی در اجرا وجود دارد ؟

6-              ..........

اگر چه پاسخ به سوالاتی از این قبیل برای شرکتها یی با چند پروژه کوچک بسیار ساده وبا کمی وقت قابل استحصال است ولی برای شرکتهای چند ملیتی و سازمانهای عظیم پروژه ای قابل درک نبوده وباید راهکاری مناسب به آن اختصاص یابد.

مدیریت سبد پروژه ها(Project Portfolio Management) یکی از مهمترین مباحث مدیریت پروژه است که هنوز بصورت عمده برروی آن کار نشده وسازمانها وشرکتها باید به سمت رویه سازی آن در حرکت باشند . در این راستا شرکتهای بزرگی چون IBM  وhp با حرکت به این سمت سود وبهره وری بزرگی را بدست آورده وآنرا یکی از راهکارهای اساسی در تبیین پروژه های سازمانی می دانند

هدف مدیریت سبد پروژه ها تحقق بخشیدن به سودها ومنافع در سازمان بوسیله بکارگیری رویکردی سازمانی در مدیریت پروژه  می باشد.

مدیریت سبد پروژه ها ضرورتی اجتناب ناپذیر در مدیریت کل پروژه ها یامدیریت کارخانه ای پروژه ها (Enterprise Project Management)می باشد

مدیریت سبد پروژه ها (Portfolio Management) چیست؟

در بسیاری از کشورها از مدیریت سبد پروژه ها جهت تعیین نوع تجارت استفاده می گردد در این سبد باید تمام پروژه ها را با هم دید ، تجزیه وتحلیل نمود وکنترل کرد (اداره نمود) وبرای بدست آوردن حداکثر سود مقایسه ودوباره منابع را به آن اختصاص داد.

مدیریت سبد پروژه ها برای تعیین ارزش مستقیم وغیر مستقیم آن بر پروژه ها وبرای منابع در دست، رویکردی کلی نگر است.

مدیریت سبد پروژه ها یک پروسه تصمیم گیری دینامیکی است ، پروژه ها ی جدید را ارزیابی می کند، اولویت بندی می نماید از رده خارج می کندیا قبول می کند(kill/go) یا دوباره اولویت بندی می کند منابع رادوباره تخصیص می دهد

این نوع مدیریت مشتمل بر سه مدیریت است

الف تمرکز بر مدیریت تجاری

ب تمرکز بر مدیریت منابع (مدیریت عمومی)

ج تمرکز بر مدیریت پروژه

الف- تمرکز بر مدیریت تجاری

1-   در این مدیریت باید مطمئن بود که تمام پروژه ها منطبق بر استراتژی سازمانی است ودر صورتی که بر اساس استراتژی نباشد باید آنرا رد کرد(kill)

2-     اولویت گذاری در اجرا وانجا م پروژه ها باید لحاظ شود

3-     ارزش بدست آمده در سازمان افزایش یابد

4-     بیشترین برگشت سرمایه را دارا باشد

5-     رشد عایدات ودرآمد داشته باشد

6-     خواسته های مشتریان وکسب درجه مطلوبیت در تجارتهای جدید در نظر گرفته شود

7-     پتانسیل سازمان افزایش می یابد

ب- تمرکز بر مدیریت منابع (مدیریت عمومی)

در این مدیریت باید منابع را در کل سازمان بررسی نمود وضعیت ریسک های پروژه را برآورد نمود

1- وضعیت منابع در دست فعلی را به صورت ترسیم (Map ) داشته باشد

2- وضعیت منابع مورد نیاز در آینده را بداند وبر اساس پروژه ها تقاضای منابع جدید را درک کند

3- نیاز های آموزشی فعلی وآینده را بداند

4- عکس العمل سریع برای جذب منابع ورها کردن منابع را به صورت فرموله بدست آورد

5- بطور موثری درک صحیح از جابجایی منابع کلیدی بر اساس پروژه های با اولویت بالا داشته باشد وبتواند اعمال نماید.

      یعنی پروژه درست با منابع درست را بکارگیری نماید

6- تشخیص ، تحلیل ، پاسخ ، ردیابی و کنترل ریسک سبد پروژه ها را باید بداند وبکارگیرد

7- حل مشکلات وتعارضات برای منابع هزینه بر وکمیاب را بررسی نماید

ج - تمرکز بر مدیریت پروژه

در این مدیریت باید پروژه ها را بازبینی نمود ، ارزیابی برنامه را انجام داد تا زیاده روی یا تلاقی در برنامه ها نباشد

1-     ایجاد مکانیزم انضباط در پشتیبانی از مدیریت سبد پروژه ها

2-     ارتباط منظم وکارا بر مدیران پروژه ها وارزیابی برنامه ها باشد

3-     اطمینان از نزدیکی به موفقیت تحویل پروژه ها وبرنامه ها

4-     کنترل پیشرفت پروژه ها در مقابل نتایج کلیدی(Milestone )

5-     کیفیت افزایش می یابد

اگر کیفیت مهم است باید کنترل داشت واگر کنترل داشته باشیم باید مدیریت سبد پروژه ها داشت

درصورت پذیرفتن غلط یک پروژه (go ) با انتخاب روشهایی وتصمیماتی پروژه راتصحیح یا واگذار می نماید

 

فازهای مدیریت سبد پروژه ها

مدیریت سبد پروژه با برنامه ها ، پروژه‌ها ، اهداف و استراتژيهاي يك سازمان  ارتباط تنگاتنگ دارد مدیریت سبد پروژه ها دارای پنج مرحله عمده می باشد که عبارتند از

1-      جمع آوری اطلاعات

2-      تجزیه وتحلیل وگروه بندی

3-      اولویت گذاری

4-      پی گیری پیشرفت پروژه ها وعملکرد آنها

5-      دوباره مرور کردن ودوباره برنامه ریزی کردن

چرخه عمر مدیریت سبد پروژه ها

در چرخه عمر مدیریت سبد پروژه ها از اهداف استراتژیک شروع سپس با ضوابط موجود در شرکت یا استانداردها منطبق سپس در صورتی که پذیرفته شد (go) اولویت گذاری می شود بعد از آن جمع آوری اطلاعات ارزیابی ومدیریت نمودن در این مرحله بعد از بررسی شاخص گذاری های که قبل گذاشته ایم از سلامت پروژه وتنظیم بودن آن باید مطمئن بود در غیر این صورت دوباره تخصیص دهی در منابع سپس خارج شدن پروژه های تمام شده ودوباره شروع مدیریت سبد پروژه ها خواهد داشت

عوامل موفقیت مدیریت سبد پروژه ها

در صورتی که در یک سازمان پیش نیازهای ذیل در نظر گرفته شود باعث موفقیت در اجرای به موقع وبا سود دهی بالا برای پروژه ها خواهد بود

الف – توانایی سازمانی در نظارت واستاندارد بودن رویه ها

ب- مدیریتهای ارشد سازمان از اهمیت مدیریت سبد پروژه ها مطلع باشند

ج- تمایل ورضایتمندی در لایه های مدیریت سازمان

د- وجود سیستم ارتباطی سریع(Online ) در کل EPM

عوامل عدم کارایی مدیریت سبد پروژه ها

الف- مقاومت تیم های پروژه در گزارشدهی صحیح ومنظم

ب- عدم رضایت مدیریان پروژه ها در ارجاع اولویت بندی در بین کل پروژه ها

ج- مشکل تخصیص منابع کلیدی با توجه به جغرافیا و توزیع نیروی انسانی

 

رشد مدیریت سبد پروژه ها

پنج سطح رشد برای مدیریت سبد پروژه ها وجود دارد این 5 سطح که در سطح بکارگیری درون سازمانی بسیار مهم می باشد كه عبارت است از

سطح اول – سازمان دادن به کارهای پروژه و ردیابی قیمتها و بکارگیری منابع در سطح پروژه ها

سطح دوم – تعویض پروژه ها با یکدیگر تصمیم گیری بوسیله اهداف سازمانی و بهترین انتخاب وهدایت منابع در دسترس در این سطح اطلاعات در پایگاه داده موجود است

سطح سوم – شاید بیشترین مشکلات در بیشتر سازمانها نیازمند توسعه در اندازه گذاری ، مدل سازی و ابزارهایی برای برآورد ارزش بین پروژه ها می باشد.اگرچه وابستگی پروژه ها نادیده گرفته شده است ، پذیرش پروژه ها بطور دقیق مرتب می شود با ابزار های متداول و برآورد خوبی را در بیشینه بودن انتخاب پروژه ها باعث می گردد .

سطح چهارم- پیشرفت ابزارها بطور صحیح برای تخمین ریسک پروژه ها ی پذیرفته شده(go )برای بهینه سازی و به اتمام رسیدن آنها

سطح پنجم- زمانی رخ می دهد که درسازمان مدیریت سبد پروژه ها بطور صحیح  مستقر می شود و مراحل در فرهنگ سازمان جا گرفته باشد.

چرا مدیریت سبد پروژه ها مهم است؟

الف – از بعد اقتصادی باعث حداکثر نمودن برگشت سرمایه می شود وبهره وری را در سازمان افزایش می دهد

ب – باعث باقی ماندن در موقعیتهای تجاری می شود یعنی افزایش فروش ویا شراکت در بازار

ج- باعث افزایش راندمان می شود

د- باعث تمرکز منابع می شود نه در در تعداد زیادی پروژه بلکه در کل پروژه ها

باعث موازنه در پروژه ها ی بلند مدت وکوتاه مدت می شودودرک صحیحی از پروژه ها را ایجاد می نماید

ه- بهترین اولویت بندی افقی وعمودی را درسازمان باعث می شود

و- بهترین انتخاب کننده پروژه ها ی مفید وغیر مفید برای سازمان است

ابزارهای مدیریت سبد پروژه ها

این روشها که در ذیل به انها اشاره شده است روشهای جاری درشرکتهای مختلف دنیا است وبکار گرفته می شوند عبارتند از:

1- NPV (Net present value) یا NPW:

ارزش خالص فعلی با محدودیت در استفاده از منابع بکارگیری صحیح آنها را می توان نام برددر صورتی که پروژه ها دارای بالاترین ارزش مثبت باشند انتخاب می شوند

2- ECV (Expected Commercial Value)

این روش که با تصمیم گیری درختی انجام می گیرد ومی توان ریسک را هم در آن به این روش بدست آورد

3- مدل امتیاز بندی

در این روش پروژه ها را براساس امتیاز 1تا5 ویا 1 تا 10 امتیاز بندی می نمایند

این مدل شامل رنگ بندی هم می تواند باشد مانند بکارگیری رنگهای قرمز- زرد - سبز

4 – نمودار بالونی یا نمودار های دایره ای

در روش بالونی از محورها و نمودارهاي متفاوتی استفاده می شود که این نمودار ها بسیار شبیه ماتریس BCG می باشند در این نمودارها بالانس بودن بسیار مهم است که یکی از مواردی است که در مدیریت سبد پروژه ها دقت می شود

5- چک لیستها

که در این روش براساس استرتژیهای سازمانی سوالاتی را از قبل طراحی وبا پاسخ به آنها با بلی ویا خیر انها را رده بندی می نمایند بیشتر در این روش برای پذیرفتن پروژه ها ویا رد کردن آنها (go/kill ) استفاده می شود یا برای اولویت بندی پروژه ها

شکلی از نتایج بهینه بکارگیری از مدیریت سبد پروژه ها  هم به صورت نمو دار  تحلیل شده که بسیار قابل توجه است

فرایند مدیریت سبد پروژه ها

از زمانی که یک پروژه جهت تحویل به شرکتها ارائه می شود بعد از فاز شروع در مدیریت محدوده پروژه فرایند آغازین قرار می گیریدسپس در صورت پذیرفتن (GO)  با اولویت بندی و تخصیص منابع وسپس با شاخص گذاری بر آن به تعقیب دست یافته ها می پردازد

مدیریت سبد پروژه ها در سازمان ، مراحل ومسئولیتها

این احتمال در آینده بسیار زیاداست که بدلائل ذیل ، مدیریت سبد پروژه ها ابزاری بسیار قوی در کنترل پروژه ها در کنار ارزش کسب شده (Earn Value ) وحتی به جای آن در آینده قرار گیرد

  1. وسعت درک نمودارآن(سبز وزردوقرمز) در برابر جداول ونمودارهای ارزش کسب شده بسیار ساده تر است
  2. در صد تکمیل کار در ارزش کسب شده بسیار مشکل است
  3. در برابر تغییر محدوده پروژه وتغییر در سیستم کنترل پروژه جداول ونمودار ارزش کسب شده بسیار ناکارا می باشد
  4. جدول مدیریت سبد پروژه بایک نگاه ایده را در ذهن ایجاد می کند

اجرای مدیریت سبد پروژه ها در برخي شركت‌ها

دربرخي شركت‌ها با مشاهده بعضی از مشکلاتی که در سیستم مدیریت پروژه وجود دارد  گروهی با انجام وظیفه در حد مدیریت سبد پروژه ها وظیفه مشاوره منطبق بر خاستگاه این نوع مدیریتمي‌پردازند که بنا به برخي دلايل ممكن است به مقصود نرسند. بر حسب تجربه بدلايل ذیل اجراي اين نوع مدیریت ممکن نمي‌گردید

  1. عدم ارتباط دقیق ومنظم در بین سطوح اجرائی وستادی
  2. عدم توانایی گزارشدهی به موقع وسریع
  3. عدم اطلاع از منابع درگیر ودر دسترس در کل پروژه ها به صورت دقیق به روز (On Line )
  4. عدم استفاده از سیستم مدیریت ریسک
  5. عدم وجود توازن در مدیریت سبد پروژه ها (Balance In Project Portfolio Management )

يكي از راه حل ها آن است كه طرحي در دستور کار قرار گيرد که با حداکثر امنیت (Security ) شبکه با احاطه بر کل پروژه ها را (EPM ) پشتیبانی وهدایت شده و  این شبکه مدیریتی بر بستر WEB سوار بوده وامکان موفقیت اجرای هر چه بهتر مدیریت سبد پروژه ها که در نهایت باعث افزایش بهره وری واجرای بهتر مدیریت پروژه می باشد را در سازمان‌هاي بزرگ نوید دهد

نتایج:

شرکتهای بزرگ(EPM )   باید هر چه زودتر به سمت اجرای استاندارد سازی  زیر ساختارهای فرایند کاری خود حرکت کنند. پروژه ها یی که در این شرکتها اجرا می شود فقط زمانی توانایی موفقیت دارد که سه حالت پاسخگیری (بازخورد بعد ، درهمان زمان وقبل ) از سیستم را دارا باشندتا بتوانند مدیریت سبد پروژه ها را به اجرا درآورند واجرای این مدیریت زمانی مقدور است که مدیریت ارتباطات (PMIS ) در سازمان وشرکت مجری پروژه به طور کامل وصحیح انجام شده باشد .

مدیریت سبد پروژه ها با تنظیم اهداف، اجرا ودوباره تخصیص دهی منابع، بررسی شاخصها (Milestone ) ، توازن در مدیریت سبد پروژه ها سطح ریسک تاخیر یا شکست در پروژه ها را به حداقل می رساند وبا بررسی های دوره ای احتمال خطای برنامه ریزی واجرا وکنترل را کاهش داده و موجبات تعالی سازمان را بوجود می آورد.

مراجع :

 ۱- مقاله آقايان دکتر مدرس يزدی و محمد مجتبی سپند آسا در کنفراس دوم مديريت پروژه

۲- پژوهش آقای مهندس کيامهر در شرکت سرمايه‌گذاری مسکن

۳-استاندارد Project Prortfolio Management