مفاهيم خريد و تداركات پروژه !
ساعت ۱:۳٤ ‎ب.ظ روز سه‌شنبه ٢٢ اردیبهشت ،۱۳۸۳  کلمات کلیدی:
اهميت خريد و كنترل مواد :
خريد و مديريت كارآمد مواد براي پرهيز از تأخيرهاي موجود در خلال كمبود مواد و كالا ، و همينطور تحصيل نا مناسب كالا براي مقاصد مورد نظر يا پرهيز از مازاد هزينه ، ضروري است.
وظيفة مديريت مواد، علاوه بر صدور سفارش خريد عموما شامل تدارك بازرسي و ذخيره مطمئن كالاهاي دريافت شده است. اين وظيفه ، فراتر از مرزهاي تصريح شده از سوي خريدار است كه دربرگيرندة مخارج نظارت و بازرسي از تهيه كننده ، وهماهنگي هاي مربوط به بسته بندي و حمل ، تسويه با بندر و مشتريان براي تحركات بين المللي و همينطور در بر گيرندة تدارك بيمه ، تضمين اعتبار و ساير مقدمات مالي مي باشد.
شايد يكي از بهترين راه هاي تأكيد بر اهميت خريد كنترل و مواد اين است كه اين احتمال را به خاطر بياوريم كه كالاها و خدمات خريداري شده بيش از نيمي از هزينه هاي پروژه را در بر مي گيرند. بنابراين خريد رقابتي در موفقيت مالي پروژه ها با اهميت بوده و بروز مازاد هزينه در بودجة مواد به سادگي مي تواند سودآوري پروژه را با شكست مواجه كند.
جنبه ديگر مديريت مواد به وجود عدم قطعيت در سرمايه گذاري كلان مربوط است. اگر مواد خيلي زودتر از زماني كه مورد نيازند خريداري شوند ، منابع سرمايه اي كه ممكن است به طور سودآورتري مورد استفاده قرار گيرند به طور غير ضروري درگير مي شوند. اگر پيمانكاري بر سرمايه استقراضي تكيه كند مواد بلا استفاده اتلاف در بهره يا هزينه هاي بيش از حد اعتباري كه قابل اجتناب هستند را نشان مي دهند .
از سوي ديگر امكان دارد تأخيراتي كه به خاطر كسري مواد پديد مي آيند ، از خريد نا بهنگام هم مخرب تر باشند. اين حقيقت كه امكان توقف كار تا زماني كه كسري ها جبران شوند امري واضح است ، حتي اگر كه پروژه در طول دوره بيكاري به سوي جذب هزينه هاي دستمزد و هزينه هاي سربار پيش برود. حتي اگر بتوان كارگراني را بطور موقتي براي انجام كارها يافت ، قطع جريان هموار فعاليت پروژه باعث مي شود كه برآوردهاي انجام شدة در مورد نفر - ساعت مواجه باپرداخت مازاد شوند. اگر كسري مواد موجب به تأخير افتادن تكميل پروژه شود صدور صورت حساب نهايي نيزبه تعويق خواهد افتاد و اين در حالي است كه وصول قراردادهابه تعويق افتاده و جريان نقدي مخدوش شده است. همچنين امكان پرداخت جريمه هاي قراردادي يا بروز ساير مخارجي كه سودآوري را در معرض خطر قرار مي دهند نيز وجود دارد.
چرخه خريد:
برخي افراد دپارتمان خريد را به عنوان دفتري در نظر مي گيرند كه تنها وظيفة افراد آن در طول حيات مالي پروژه تايپ و ارسال سفارش هاي خريد است . متاسفانه اين مفهوم مكن است براي سهولت به واقعيت نزديكترشود. آنجا كه چنين مفهومي مطرح است هر تلاشي كه در جهت كنترل مواد پيش از آغاز پروژه صورت گيرد، محكوم به شكست است. فعاليت هاي اصلي خريد خيلي پيش از اين كه سفارشي صورت گيرد آغاز مي شوند ، و تا زماني كه مواد تحويل نشده و مورد استفاده قرار نگرفته اند خاتمه نمي يابند.
فعاليت هاي ثانويه خريد حتي گسترده تر از اين هستند و در برگيرندة تثبيت سوابق خريد (شامل فهرستي از فروشندگان برتر ، به همراه ارزيابي كارايي يا " ارزيابي فروشنده " است) و فعاليت هاي پيگيري وقايعي كه در آن ها كالاها قابل تطبيق با مشخصات مربوط به تحويل يا خدمات خود نيستند ، ميباشد.
توالي عادي وقايع براي يك پروژه منفرد خريد به چرخه پروژه توليدي بي شباهت نيست. در واقع تدارك هر يك از اقلام را مي توان به خودي خود به صورت يك پروژه كوچك در نظر گرفت.در اين تحليل مدير پروژه ، جانشين مدير خريد يا خريدار پروژه شده است كه تمام فعاليت هاي خريد گرد او قرار دارند. فعاليت هاي موجود در چرخه بر حسب انواع كالاها يا خدمات مورد نظراندكي تغيير مي كنند.
مرحله درخواست خريد:
چرخه خريد با دريافت نيازي براي مواد خام يا قطعات مركب آغاز مي شود. مبداء اين كشف ممكن است بسته به نوع كالاها و سازماندهي شركت در كنترل انبارها ، ذخاير طراحي مهندسي ويا در كنترل توليد باشد. وقتي اين نياز براي اولين بار تشخيص داده شد كارها بايد با درخواستي از دپارتمان خريد شركت آغاز شود. اين درخواست كالاها را مشخص كرده و اغلب به صورت استعلامي ، كه از دپارتمان خريد مي خواهد جزيياتي از تهيه كنندگان ، قيمت هاي عنوان شده آن ها ، موعدهاي تحويل كالا ، و پيشينه يا كارايي انتظاري آن ها را به دست آورد مي باشد .خريدار ممكن است براي انتخاب تهيه كننده برتر پيشنهادهايي داشته و يا به پيمانكاركمك كند.
وقتي زمان سفارش كالاها رسيد ، ازخريدار درخواست مي شود كه مجوز خريد را صادر كرده و جزييات ضروري آن را ارائه كند. اين درخواست كه لزوما" توسط يك فرد مسئول امضا مي شود ، مي تواند با استفاده از يكي از مدارك زيرتنظيم شود.
1- فرم درخواست خريد.
2- صورت مواد يا صورت قطعات ، مشخص كردن واضح اقلامي كه بايد خريداري شوند و روشن كردن مقادير كلي مورد نياز.
3- درخواست جايگزيني در انبار كه هر گاه كه نياز به تدارك اقلام انبار شده براي استفاده عمومي وجود داشته باشد، توسط پرسنل كنترل انبار يا ذخاير ايجاد مي شود.
انتخاب تهيه كننده :
اولين مسئوليت خريدار انتخاب منابع مناسب تدارك است. گاه تنها يك تهيه كننده يافت مي شود ويا ممكن است تنها يك تهيه كننده در درخواست مشخص شده باشد. محدوديت هاي انتخاب معمولا"زماني پديد مي آيند كه كالاها بسيار تخصصي باشند ولي حتي آنجا كه تنها يك سازنده وجود دارد ، ممكن است انتخابي بين چند واسطة مختلف وجود داشته باشد. البته موقعيت هايي وجود دارندكه در آنها فوريت ، مهمترين عامل است ، موقعيت هايي كه در آن ها به سادگي زماني براي اجراي يك زمينه مناسب انتخاب تهيه كننده وجود ندارد. در تمام موارد ديگر تهيه كننده بايد پس از گرد آوري و مطالعه چندقيمت پيشنهادي از رقبا انتخاب گردد.
صدور سفارش خريد:
با حركت حول چرخة خريد ، در گام اول ، سفارش بايد آماده شده و به تهيه كننده ارسال شود. اين رايج ترين و واضح ترين بخش چرخه خريد است كه اغلب مركب از تايپ سفارش ، امضا و پست كردن آن است. اين فرآيند براي برخي موارد رايج با استفاده از پردازشي كه به عنوان تبادل الكتريكي داده ها (EDI) شناخته شده صورت مي گيرد.
تمام اينها چه ارتباطي با مديريت پروژه دارند ؟ بخشي از پاسخ اين سوال در زمان صرف شده نهفته است. چندين روز يا هفته از زمان با ارزش پروژه مي تواند صرف اين فعاليت ، مادي و ساده شود. هميشه بايد زمان تحويل تداركات را در شبكه مسير بحراني طوري برآورد نمود كه چنين تأخيرهايي ممكن شوند. در واقع حتي براي اقلامي كه قابل تهيه از انبار هستند ، يك زمان دو هفته اي بايد به عنوان حد اقل برآورد زمان تحويل خريد در نظر گرفته شود ، مگر اين كه مقياس هاي اضطراري در نظر گرفته شده باشند.
جنبه ديگري كه ميتواند به مدير پروژه ارتباط پيدا كند اين است كه هر سفارش خريد شرايطي تجاري را بنيان مي گذارد كه در ابتدا توسط تهيه كننده به صورت قرارداد پذيرفته شده ، و خريدار (بنابراين پروژه) را متعهد تمام هزينه ها و الزامات قانوني مي كند.
اعلام وصول سفارش :
وقتي تهيه كننده انتخاب شده سفارش را دريافت نمود ، از وي انتظار مي رود كه اعلام وصولي كه مفاد سفارش را پذيرفته ويا حد اقل جزييات مقدار ، شرح ، بها و تحويل كالا را تاييد و ارسال نمايد. طبيعي است كه جزييات بايد باقيمت هاي پيشنهادي اصلي تهيه كننده مقايسه شوند و خريدار هر مغايرتي را مورد سوال قرار خواهد داد. وقتي سفارش از سوي تهيه كننده پذيرفته شد ، يك قرارداد الزام آور قانوني موجود خواهد بود.
پيگري:
تا آنجا كه به خريدار مربوط مي شود ، دوره اي كه بدنبال يك سفارش خريد مي آيد دورة انتظاري است كه بايد طي آن به تهيه كننده براي نيل به تعهدات خود اعتماد بالايي داشت . اين به معني آن نيست كه بگوييم خريدار قادر به انجام هيچ كاري نيست . اين زماني است كه تسريع كنندة كارهاي شركت مي تواند تعهدات تهيه كننده را باقي نگه دارد . همچنين تسريع كنندة كارها در مورد مشكلات مربوط به تهيه كننده يك سيستم اخطار اوليه فراهم مي آورد .
پس از وصول كالاها:
دريافت كالاها پايان داستان نيست. محموله بايد در زمان وصول براي بررسي خرابي و يا از بين رفتن در حين حمل و نقل مورد آزمايش قرار گيرد. همچنين ممكن است اشتباهاتي در مقدار يا ماهيت كالاي تحويل شده وجود داشته باشد. بازرسان كالاي دريافتي ممكن است خواهان آزمايش كالاها به شكل كامل تري باشند تا اطمينان حاصل كنند كه نيازهابرآورد مي شوند. اگر چه در سال هاي اخير روند چنين بوده كه بيشتر بر رويه هاي كيفي خود تهيه كننده گان تاكيد شود.
اگر كالاها مورد قبول واقع شوند كاركنان دريافت كالاها محموله را اغلب با توزيع نسخه هايي از گواهي دريافت كالا ثبت مي كنند. يك نسخه از گواهي به بخش حسابداري ارسال مي گردد چراكه پيش از آن كه بتواند اجازه پرداخت صورتحساب هاي مشتري را بدهد به آن نياز خواهد داشت. نسخه ديگري به دپارتمان خريداري كننده ارسال مي شود تا هر عمل تسرع كننده ديگري را قطع كرده و فايل آن سفارش خاص را ببيند. ساير نسخه ها ممكن است به دپارتمان هاي ديگري نظير انبارها نيز ارسال شوند ، ولي اين بستگي به ماهيت شركت و كالاها دارد.
اگر محموله به هر دليل با شرايط مطلوبي دريافت نشده باشد بلافاصله به همراه يك نامةرد پذيرش كالا عودت داده مي شود. توزيع نامه هاي رد پذيرش توزيع مشابه توزيع گواهي هاي پذيرش است ولي عكس العمل متضادي را از سوي دريافت كنندگان متعدد ايجاد مي كند. براي مثال بخش حسابداري صورت حساب هاي حاصله را پرداخت نخواهد كرد وبخش خريد اقدامات تسريع كننده خود را افزايش خواهد داد.
وقتي كالاهاي بي عيبي دريافت شده باشد در انتظار خروج براي استفاده واقعي به انبارها فرستاده خواهند شد. در همان زمان سوابق انبار بايد براي نشان دادن اضافه شدن كالاي جديد به "موجودي" يا ذخيره انبار شركت ، بهنگام شوند. اگر محموله براي انباري سفارش داده شده كه در توليد تكراري مورد استفاده است ، انبارها تا زماني كه سوابق ذخاير بيانگر نياز به يك سفارش جديد باشند ، بتدريج تخليه مي شوند ، و آن گاه تمام چرخه خريد دوباره تكرار مي شود.
سفارش خريد:
به خريد هر يك از اقلامي كه هم اكنون به آنها اشاره شد يك پروژه كوچك (mini project) اطلاق ميگردد . در ادامه بايد گفت كه سفارش خريد نيز همانند يك پروه به تدارك مشخصه هايي كامل نياز دارد . دو دستة كلي از اين نوع مشخصه خاص وجود دارند : اظهارنامة شرايط تجاري مربوطه و شرحي از كالاها.
واضح ترين اطلاعاتي كه بايد در مورد يك سفارش خريد ذكر شوند عبارتند از:
1- شماره سريال سفارش خريد براي شناسايي ، طبقه بندي و بازيافت ممكن اطلاعات در بعد.
2- نام كالاهايي كه بايد تحويل شوند.
3- مقدار مورد نياز.
4- حساب هاي خريد توافق شده آن طور كه توسط تهيه كننده عنوان شده و مورد قبول خريدار است.
5- تاريخ تحويل مورد نظر.
6- شماره ارجاع و در صورت وجود تاريخقيمت پيشنهادي يا كاتالوگ تهيه كننده.
7- نشاني كه كالاها بايد به آن ارسال گردند.
8- مفادي كه تحويل كالا بايد طبق آن صورت گيرد (تعهد حمل ، بسته بندي ، هزينه هاي بيمه و غيره).
9- دستورالعمل هاي صدور صورتحساب.
10- امضاي مجوز دهنده.
در اينجا بايد از يك فرم استاندارد سفارش خريداستفاده شود .
شرايط تجاري خريد:
در شركت ها چنين مرسوم است كه بسياري از شرايط تجاري خريد خود را استاندارد كرده و آنها را در پشت فرم هاي سفارش خريد خود چاپ كنند. دسته اي از شرايط كه در ادامه مي آيد مبتني بر شرايطي است كه توسط شركت هاي حقيقي مورد استفاده قرار مي گيرند ولي هر شركت بايد در پي رهنمودهاي قانوني خود بوده و شرايط خريد خود را مطابق تجارب ، شرايط و نيازهاي خود درج كند.
1- تعاريف
شركت - شركت لاكس باكس ليميتد (Lox Box Ccompany Limited)
فروشنده - فرد ، شركت يا موسسه است كه سفارش شركت به آن ارجاع شده.
كالاها - تهيه و تحويل كالاها ، مواد يا تجهيزات بر طبق سفارش و به همراه اصلاحات بعدي مشخص شده توسط شركت.
قرارداد - توافق بين شركت و فروشنده براي تهيه كالا.
2- پرداخت
پرداخت خالص نقدي در برابر اسناد حمل و نقل با ساير اسنادي كه تحويل كالا را اثبات مي كند صورت مي گيرد مگر در ساير موارد توافق شده (تابع هر كاهش يا حفظ ثابت مجاز در مفاد قرارداد منوط به اين كه فروشنده تمام الزامات را رعايت كرده باشد).
3- قيمت
تمام قيمت ها در طول مدت قرارداد ثابت بوده و در صورت توافق ديگر ، در معرض افزايش هزينه هاي هر شرحي قرار نمي گيرد.
4- كيفيت و توضيحات
كالاها بايدمطابق شرح آنها از مواد با كيفيت خوب بوده و از هر لحاظ با مشخصات ارائه شده توسط شركت به فروشنده برابري كند.
5- غرامت (تضمين خسارت)
فروشنده بايد به هزينه خود خسارت وارده را با تعمير يا جايگزين كردن كالاي خرابي كه مشخص شده خرابي آن بدليل طراحي ناصحيح و يا خطاي انساني است ، طي 12 ماه پس از تاريخ تحويل جبران نمايد. همچنين فروشنده بايد غرامت شركت را از لحاظ تمام خرابيها و صدمات وارده اي كه پيش از انقضاي تاريخ ذكر شده در بالا به هر دليلي به هر يك از افراد ، داراييهاي شركت وارد شده و يا در قبال تمام اقدامات ، دعاوي ، تقاضا ها ، هزينه هاي وارده به شركت كه در ارتباط با فروش كالاي خراب باشد ؛ بپردازد.
6_ دارايي فردي
فروشنده غرامت شركت در قبال هر گونه ادعايي در مورد تخلف از علائم ثبت شده ، علائم تجاري ، طرحهاي ثبت شده يا حقوق مولف ( كپي رايت ) كه از طريق استفاده يا فروش محصولات پديد مي آيند را با هر گونه هزينه و مخارج تقبل نمايد مگر اينكه اين تخلفات بدليل پيروي فروشنده از طرحهاي تهيه شده توسط شركت باشد .
7_صدمه يا زيان
مسئوليت هر صدمه يا زيان ، كلي يا جزئي ، مستقيم يا غير مستقيم و به هر دليل تا زماني كه تحويل كامل طبق مفاد سفارش توسط فروشنده انجام نشده بر عهدة خود وي خواهد بود . ولي بر اساس توافق شركت براي تضمين اينكه به هيچ طريقي ادعاهايي كه ممكن است فروشنده در مورد حمل كننده داشته باشد را نامعتبر نمي داند ، همكاري لازم را خواهد داشت .
8_ تغيير در كار
هيچ تغييري يا كار فوق العاده اي نبايد توسط فروشنده در سفارش منظور گردد ، مگر اينكه شركت اختصاصا و در فرم رسمي اصلاحيه ، اين تغييرات را مجاز شمرده باشد .
9_تهيه كنندگان فرعي
هرگاه كه از سوي شركت درخواست شود ، فروشنده بايد فهرستي از تمام پيمانكاران يا تهيه كنندگان رافراهم بياورد .
10_ پيگري
مسئولين پيگيري شركت بايد درهر زما مناسب امكان دسترسي به كارها يا دفاير فروشنده و يا هر يك از پيمانكاران فرعي را به منظور نظارت بر كارهاي در حال جريان يا بحث در مورد آن داشته باشند .
11_ عدم پذيرش
شركت مي تواند قبل يا بعد از تحويل كالا ( با ارائة دليل) هر كالايي كه كيفيت آن نازل يا خراب تشخيص داده شده و يا در حالتيكه فروشنده تعهدات خود را تقض كرده باشد را مرجوع نمايد . اين شرايط در حالتي صادقند كه شركت از كالاهاي بازرسي و آزمايش شده ، رضايت نداشته باشد.
12_داوري
هر گونه مشاجره يا اختلاف حاصل از قرارداد بايد توسط فروشنده يا شركت به د اوري يك حكم ( داور) مجزا كه مورد توافق طرفين است گذاشته شود . در صورت عدم توافق ، اين مشاجرات بايد طبق قوانين به مراجع ذي صلاح ارجاع گردند .
13_ زمان موجود براي تكميل
تاريخ تحويل اعلام شده توسط فروشنده بايد دقيق باشد ، ولي در صورتيكه تاخيري خارج از كنترل فروشنده رخ دهد و فروشنده فورا شركت را كتبا و با درج جزييات كامل از آن آگاه نمايد ، مي توان بازة زماني قابل قبولي براي آن در نظر گرفت . اگر تحويل در زمان قيد شده و يا زمان اضافه ، صورت نگيرد ، شركت آزاد خواهد بود قرارداد را بدون تقبل هيچ گونه زيان و بدون در نظر گرفتن هيچ گونه حقوق يا جبران خساراتي كه وارد آمده ويا وارد خواهد آمد ، لغو نمايد.
14_ عناوين كالاها
عنوان كالاهاي تحويلي كه به شركت ارسال شده بايد بر حسب درخواست شركت به محل مورد نظر نيز ارسال شوند .
15_ قوانين حاكم بر قرارداد
بجز موارد توافق شده ، قرارداد بايد به قوانين كشوري ارجاع شود .
واژه هاي مورد استفاده در تجارت بين المللي (INCOTERMS):
وقتي پيشنهاد پروژه شامل حمل كالاها به يك مشتري كه در محل دور دست قرار دارد يا خريد كالاها از خارج باشد ، تعريف روشن مسوليت هاي حمل و نقل در پيشنهادها ، قراردادها و ساير سفارشات خريد با اهميت است. INCOTERMS كه توسط اتاق بازرگاني بين المللي (International Chamber of Commerce) تعريف شده اند در تمام جهان به صورت مخفف نام روش هاي قطعي بيان اين محدوده ها مورد قبول واقع شده اند. واژه هايي كه در زير آمده اند به ترتيب نزولي بر حسب حوزه مسوليت ارسال كننده مرتب شده اند. تعريف هاي كاملي از اين واژه ها در (ICC Publication 460) آمده است.

گروه E INCOTERMS (ارسالي)


تحويل درب كارخانه EXW Ex works

گروه F INCOTERMS (حمل و نقل اصلي پرداخت نمي گردد)

FCA Free Carrier بدون پرداخت كراية حمل
FAS Free alongside ship تحويل كنار كشتي
FOB Free on board تحويل روي عرشه

گروه C INCOTERMS (حمل و نقل اصلي پرداخت مي گردد)

CFR Cost and freight پرداخت كراية حمل
CIF Cost / insurance and freight پرداخت كراية حمل و بيمه
CID Carriage and insurance paid to پرداخت كراية حمل غير دريايي
گروه D INCOTERMS(رسيد - ورودي)
DEF Delivered at frontier تحويل در مرز
DES Delivered ex ship تحويل در بندر تخليه( كنار كشتي )
DEQ Delivered ex quay تحويل اطراف نردة كشتي
DDU Delivered quty unpaid تحويل در بندر تخليه بدون هزينه هاي گمركي
DDP Delivered quty paid تحويل در بندر تخليه با هزينه هاي گمركي