ماهيت و هدف مديريت پروژه !
ساعت ۱٠:٤٠ ‎ق.ظ روز شنبه ٧ شهریور ،۱۳۸۳  کلمات کلیدی:

مديريت پروژه بمنظوربرنامه ريزي ، هماهنگي و كنترل فعاليتهاي پيچيده و يا متنوع پروژه هاي صنعتي و تجاري مدرن پديد، آمده است.

كاملاًواضح است كه پروژه هاي مدرن امروزي از نوع پروژه هاي ساخت  دست بشر نمي باشند ، آثارتاريخي بجا مانده  از تمدن  هاي نخستين،حاكي از يافته ها و پيشرفتهاي شگفت انگيز نياكان ما مي باشد كه هنوز اعجاب و تحسين ما را برمي انگيزد .پروژه هاي جديد با همة فن آوري پيچيده شان لزوماً از برخي  كارهاي عظيم اوليه پيشرفته تر نمي باشند،ولي فشارهاي اقتصادي دنياي صنعتي،رقابت ميان پيمانكاران و توجه به ارزشها و رفاه (و در نهايت هزينه هاي بكارگيري)افرادي كه نيروي كار پروژه را تشكيل مي دهند،همگي باعث توسعة تكنيكهاي جديد مديريت پروژه شده اند.

همة پروژه ها يك ويژگي مشترك دارند:«پيش بيني تدابير و فعاليتها بصورت تلاش هاي جديد» . حضور عوامل ريسك و عدم اطمينان بدين معني است كه وقايع و فعاليتهايي كه منجر به تشكيل پروژه مي شوند را نمي توان پيشاپيش و با دقت و صحت محض تشريح نمود.براي بعضي از پروژه هاي پيچيده حتي احتمال پايان موفق نيز ممكن است جداً نامعلوم باشد.هدف مديريت پروژه پيش بيني يا پيش گوييكليه مشكلات و خطرات محتمل،و برنامه ريزي، سازماندهي و كنترل فعاليتها به منظور اينكه پروژه علي رقم ريسكهاي موجود با موفقيت به اتمام رسد .

 اين فرآيند قبل از اختصاص هر گونه منابع آغاز مي شودو تا خاتمة كار ادامه مي يابد.هدف از انجام اين كار رسيدن به نتيجه  نهايي ارضاي مسئول يا خريدار پروژه،در مدت زمان مقررمي باشد بدون نياز به منابعي  بيش از آنچه كه در ابتداي كار د رنظر گرفته شده است.

بخش عمده توسعه در روشهاي مديريت پروژه در نيمة دوم قرن بيستم به سبب عجلة خريداران پروژه ها صورت گرفته است(كه مايل بودند پروژه هاي آنها سريعتر پايان يابد تا سرمايه هاي آنها هرچه زودتر  به سوددهي برسند).رقابت ميان كشورهابراي دستيابي به جنگ افزارها و سيستمهاي دفاعي،نقش مهمي در پيشرفت تكنيكهاي پيچيدة مديريتي ايفا نمود و اين فرآينداجزاء بدليل قابليت دسترسي كامپيوترهاي نسبتاً ارزان،قابل اطمينان و پرقدرت تسريع گرديده است.هنگاميكه از اين تكنيكها و تسهيلات به شكل صحيح استفاده شود،مديريت پروژه كاراتر مي گردد،به همبن منظور مديريت پروژه  يكي از رشته هاي بسيار تخصصي مديريت مي باشد.

 البته برنامه ريزي و كنترل بايد بر روي تمام فعاليتها و منابع پروژه اعمال گردد.بنابراين لازم است مدير پروژه حداقل قادر به درك فهرست وار اين مطالب باشد كه،اعضاء و  شركت كنندگان مختلف چگونه عمل مي كنند و همچنين قادر به ارزيابي مهارت  هاي خاص،روشهاي كاري،مشكلات و ضعفهاي آنها نيز باشد. اين امر نيازمند تجربة عمومي نسبتاً وسيعي مي باشد،به منظور اينكه (از اين ديدگاه عملي)، مديريت پروژه به مديريت عمومي منسوب مي گردد.

بنابراين،به منظور اجراي مديريت پروژة كارآمد،يادگيري و تجربه بسيار بيشتر از بكارگيري تعدادي از برنامه هاي كامپيوتري پيچيده اهميت دارد.

 پروژه ها

ويژگي عمدة شناخت يك پروژه،تازگي آن است.اين ويژگي گامي است به سوي ناشناخته هايي كه مملو از ريـــــسك و عــدم اطمينان مي يباشند.هيچگاه دو پروژه دقيقاً شبيه به هم نمي باشند و حتي يك پروژة تكراري در يكي از جنبه هاي كاري،مديريتي يا فيزيكي نيز با پروژه هاي ماقبل خود متفاوت مي باشد.بنابراين پروژه ها را مي توان تحت چهار عنوان اصلي زير طبقه بندي نمود:

 

1) پروژه هاي مهندسي سازه ، معماري ، پتروشيمي ، معدن و استخراج

پروژه هايي كه در اين طيف قـــرار مي گيرند،آنهايي هستند كـه بلافاصله پس از شنيدن واژه «پـروژه هاي صنعتي» به ذهن انسان خطور مي كنند.اين پروژها در اين حقيقت مشتركند كه در همگي آنها فاز تكميلي پروژه بايد در محلي انجام گيرد كه در آن دسترسي به تمام اجزاء و عوامل وجود داشته باشد و از دفتر مركزي مقاطعه كار دور باشد.

  اين پروژه ها متحمل خطرات و مسائل خاص ارتباطي و سازماني مي باشند.آنها اغلب نيازمند سرمايه گذاري بسيار زياد و همچنين اغلب (ونه هميشه)سزاوار اعمال مديريت سختگيرانه در زمينة پيشرفت ،مديريت كيفيت و مالي مي باشند.ميزان بودجه و ساير منابع در چنين پروژه هايي ممكن است براي سرمايه گذاري يك پيمانكار،بسيار زياد باشد، در هر صورت،سازماندهي و ارتباطات، با مشاركت چند پيمانكار كه بنوعي باهم مشاركت ميكنند ، پيچيده تر ميگردد.

 

2 ) پروژه هاي توليدي

پروژه هاي توليدي به معني ساخت يك قطعه ازتجهيزات يا ماشين آلات،كشتي،هواپيما ،خودرو  و يا قطعات ديگري از سخت افزارها كه داراي طراحي خاص هستند، مي باشد . اين محصولات  ممكن است محصول مورد نظر يك مشتري بوده و يا ميتواند پروژه اي براي طراحي و توسعه يك محصول جديد به منظور رشد كمي توليد و فروش مي باشد.

معمولاً پروژه هاي توليدي  در يك كارخانه يا محيطهاي ثابت اجرا مي گردند،در اماكني كه شركت قادر به اجراي مديريت متمركز باشد و بتواند محيط  بهينه اي را فراهم آورد.البته اين شرايط ايده آل هميشه كاربرد ندارند و بعضي از فعاليتهاي پروژه را مي توان دور از محل اصلي آن نيز اجرا نمود.مانند:نصب و پياده سازي،برگزاري جلسات،آموزش اوليه مشتريان،خدمات و تعميرات پس از فروش.در مورد محصولات پيچيده(مانند هواپيما)كه با مشاركت شركتهاي مختلف توليد مي شوند،كار مشكلتر مي شود،بدليل پيامدهاي ريسك،مشكلات قراردادي،ارتباطات،هماهنگي،كنترل و

 

3 ) پروژه هاي مديريتي

اين گروه از پروژه ها،ثابت مي كنند كه از  هر شركت صرفنظر از اندازة آن انتظار مي رود،در طول عمر خود حداقل يكبار در طول عمر خود به مهارت مديريت پروژه نياز داشته باشد.اينها پروژه هايي هستند كه به هنگام تغيير محل ادارات مركزي شركتها، توسعه و معرفي يك سيستم جديد كامپيوتري، آماده سازي يك نمايشگاه بازرگاني،انجام يك امكانسنجي يا ساير گزارشهاي مطالعاتي،اجراكردن يك صحنه نمايش،و يا بطور كلي پرداختن به هر عملياتي كه مستلزم مديريت و هماهنگي فعاليتها به منظور دستيابي به يك نتيجة نهايي كه اصولاً به عنوان  سخت افزاري يا ساختاري قابل شناسائي نيستند،بوجود مي آيند،اگرچه اين پروژه ها ممكن است به يك نتيجه قابل رويت و يا ابداع قابل ملاحظه اي منتهي نشوند، و اكثر اوقات اين امر منوط به دست يافتن به يك نتيجه قابل قبول و مديريت پروژة موثر دارد كه مي تواند براي پروژه هاي توليد و ساخت بزرگ بسيار مهم تر باشد.

 

4 ) پروژه هاي تحقيقاتي

پروژه هاي تحقيقاتي محض،مقادير هنگفتي از پول را صرف كرده و سالها ي زيادي به طول مي انجامد ، با نتايج دلخواه و غير قابل پيش بيني به پايان رسيده يا نتيجه اي مايوس كننده داشته و فاقد ارزش مي باشند.اين پروژه ها بالاترين ميزان ريسك را دارا هستند چرا كه هدف آنها گسترش مرزهاي فعلي دانش بوده وعلي رقم ساير انواع پروژه ها تعريف اهداف غايي آنها بسيار مشكل و يا غير ممكن مي باشد.بنابراين پروژه هاي تحقيقاتي از روشهاي مديريت پروژه كه در پروژه هاي صنعتي و مديريت بكار مي روند،پيروي نمي كنند.

 

ولي به هر حال بايد به طريقي بر پروژه نظارت نمود.بودجه ها بايد در راستاي منابع موجود تنظيم شوند.هزينه ها را نيز مي توان تا حدودي با اعمال بازنگري ها و ارزيابيهاي مجدد رايج مديريتي و نيز با اعطا و واگذاري دوره اي منابع،و با گامهايي دقيقاً برآوردشده كنترل نمود.

 اگرچه خود فعاليتهاي تحقيقاتي تحقيق ممكن است خارج از محدوده روشهاي كنترل پروژه معمول باشد،تامين محل كار مورد نياز،ارتباطات،تجهيزات و موارد تحقيقي ممكن است تشكيل پروژه هاي سرمايه گذاري كلان را موجب شود،كه خود مي تواند مديريت پروژة خاصي بوده و بايد اعمال گردد.