تعريف پروژه !
ساعت ۱٠:٥٠ ‎ق.ظ روز شنبه ٧ شهریور ،۱۳۸۳  کلمات کلیدی:

تعريف پروژه فرآيندي است كه از لحظه اي كه مشتري يا سرمايه گذار فكر (ايده) پروژه را در ذهن متصور مي شود آغاز مي گردد. اين فرآيند تا زماني كه آخرين (بخش) اطلاعات به منظور توصيف پروژه در شرايطي كه بر اساس آن بنا شده بايگاني شود،ادامه دارد

وقتي كه شركت براي يك كار جديد استعلامي از يك مشتري دريافت مي كند و قطعاً پيش از اينكه هرگونه تداركي براي مناقصه،امكان تصويب پيدا كند ، نيازمندي هاي مشتري بايدواضح و روشن گردند.مشتري بايد بداند كه مزايده براي چيست و براي چه تعهدات وي برنده قرار داد خواهند بود.

تعريف مناسب پروژه براي مشتري نيز اهميتي خاص دارد.بايد براي وي مشخص باشد كه چه انتظاراتي در قبال پرداخت خود دارد. اين مباحث در مورد هر شركت ديگري نيز با در نظر گرفتن يك پروژه درون سازماني صدق مي كند ، كه در اين مورد مي توان آن شركت را (به عنوان سرمايه گذار پروژه) به عنوان مشتري مورد توجه قرار داد.

دريافت استعلام هاي مشتري

استعلام و سفارشات بعدي براي پروژه عموماً‌از طريق مهندسي فروش يا سازمان بازاريابي شركت هاي پيمانكار به اين شركت ها راه مي يابند و اغلب از اين منبع است كه بخش هاي ديگر از استعلام يا سفارش قطعي آگاهي مي يابند. حتي وقتي استعلام ها،سازمان فروش را بين دو راهي قرار مي دهند قواعد معقول شركت بايد براي تضمين ارجاي استعلام به مدير بازاريابي يا مدير فروش عمل كنند ، به گونه اي كه هر استعلام «وارد سيستم شود».اين كار تضمين مي كند كه هر استعلام دريافت شده مي تواند براي فرآيند رسمي آزمون استعلام ها جهت ارزيابي حوزه عملكرد بالقوه پروژه،ريسك و ارزش آن مورد نظر قرار گيرد.هر استعلامي بايد ثبت شده،نام وشماره مرجعي كه آن را بطور واحد مشخص مي كند به آن تخصيص داده شود.نكته اي در صرف پول و وقت براي تعريف پروژه وجود ندارد. جزء ‌اينكه اين كار بعدها اين امكان را فراهم مي كند كه بدون هيج ابهامي بتوان فهميد كه به يك تعريف خاص چه استعلامي يا چه نسخه اي از استعلام ارجاع داده شده است.شركتي كه كار آن دربرگيرنده تعداد زيادي از پروژه هاي كوچك است ممكن است اغلب به صورت تماس تلفني تعداد نسبتاً زيادي استعلام از مشتري دريافت كند.اين يك كار مفيد براي مهندسي فروش يا ديگر اعضاي مربوطه از كاركنان چنين شركت هايي با صفحات از پيش چاپ شده اي است كه به دو منظور در ذهن طراحي شده اند.

1- تدارك يك چك ليست از نيازهاي اطلاعاتي كه به گونه اي تنظيم شده اند كه هر كسي كه اطلاعات را دريافت كند آماده پرسيدن تمام سوالات لازمه باشد . براي مثال واضح است كه فرم ها بايد فضاهايي داشته باشند كه بتوان نام و نشاني مشتري بالقوه به همراه نام و عنوان شغلي فرد تماس گيرنده را در آنها نوشت. همچنين نياز به تدارك فضايي براي جزييات كار مورد نياز امري واضح است. ممكن است شركتي كه در يك فن‌آوري خاص تخصص دارد قادر به تنظيم فضاهايي باشد كه بتوان پارامترهاي عادي طراحي و اجراء را در هر يك وارد نمود ويا در آنها علامت زد.

2- منظور ديگر استفاده از فرم هاي از پيش چاپ شده اين است كه اگر فرم ها آنطور كه بايد طراحي شده و مورد استفاده قرار بگيرند، قادر مي باشند به زمان پياده سازي جزييات استعلام صرفه جويي توجه لازم را داشته باشند.