اركان پروژه !
ساعت ۳:٥٤ ‎ب.ظ روز پنجشنبه ۱٩ شهریور ،۱۳۸۳  کلمات کلیدی:

اگر خداي نكرده مسووليت برنامه ريزي براي تنظيم اركان يك پروژه بر عهده شما قرار گرفت؛ بدانيد و آگاه باشيد كه پروژه شما به مسووليتها و اركان زير نياز دارد:

1- مدير پروژه

مديريت موفق يك پروژه در گرو نگرشي بي‌طرفانه نسبت به تمامي اهداف پروژه و ايجاد تعادل بين آنهاست. در همين راستا ، بخصوص بايد از قالب شدن اهداف فني بر ديگر اهداف پروژه جلوگيري نمود. مدير پروژه بدليل اينكه به هيچ يك از واحدهاي عملياتي وابسته نيست ، در واقع در بهترين موقعيت براي ايجاد اين تعادل قرار دارد. وي مي‌تواند تضاد ميان اهداف را در فرآيند اجراي پروژه به حداقل برساند. ويژگيها و وظائف مدير پروژه عبارتند از:

l يكپارچه‌سازي تمامي جوانب پروژه و ميسر نمودن اجراي پروژه.

l تنها نقطه ارتباطي با شركت.

l مدير پروژه از طريق مديرعامل در ارتباط با مديران عمليات و فني شركت مي‌باشد.

l مسئول اتخاذ تصميمات بوده كه با درنظر گرفتن موارد زير ، تعادل بين آنها را نيز فراهم مي‌سازد:

- هزينه‌ها

- كيفيت

- برنامه زمانبندي.

- نيازهاي عملياتي.

- عوامل محيطي بهداشتي و امنيت.

- ديگر عوامل (دولتي ، اجتماعي ، م.حلي و غيره).

l تهيه طرح مديريت پروژه.

l مسئول در قبال هزينه‌هاي مديريت پروژه.

l دستور اجراي كار براي واحدهاي مهندسي ، تداركات ، ساخت و نصب ، راه‌اندازي و بهره‌برداري را صادر مي‌كند.

l برقراري سيستم كارآي نظارت و تقسيم كار در خصوص:

- تشخيص موضوعات و فعاليتهاي بحراني.

- جمع‌آوري متخصصين.

- بررسي تمامي گزينه‌ها.

- تاثير اجرا و يا عدم اجراي تغييرات.

- استفاده از برنامه‌ريزي به طريق گروهي.

l تحت سرپرستي صاحب پروژه (مديرعامل - معاونت پروژه‌ها قرارداد).

l مسئول سوددهي پروژه مي‌باشد‌.

2- صاحب پروژه (مدير عامل يا معاونت پروژه‌هاي شركت)

مسئوليت نهايي پروژه بر دوش صاحب پروژه خواهد بود ، هر چند كه امور روزانه را مدير پروژه هدايت مي‌نمايد. صاحب پروژه معمولا" شخص يا گروهي است كه مدير پروژه به وي گزارش مي‌دهد. صاحب پروژه مسئول حمايت از پروژه و همچنين برقراري ارتباطات سطح بالا و نظارت بر عملكرد كلي پروژه مي‌باشد. او بايد به نقد پروژه پرداخته و مطمئن باشد كه پروژه به شيوه‌اي بي‌طرفانه ارزيابي مي‌گردد.

در پروژه‌هاي بزرگ ، كميته اجرايي پروژه به رياست صاحب پروژه ، هر سه ماه يكبار تشكيل جلسه داده تا وضعيت را ارزيابي نمايد. در اين رابطه ، عملكرد ، سوددهي و مواردي كه نياز به همكاري شركت دارند مدنظر قرار مي‌گيرند.

3- تضمين كيفيت پروژه

واحد تضمين كيفيت پروژه درخصوص رعايت استانداردهاي كيفي در پروژه پاسخ‌گو است. اين واحد در قبال موارد زير مسئوليت خواهد داشت:

l مستندسازي فرآيند تضمين كيفيت پروژه (QAP).

l تعيين اهداف تضمين كيفيت.

l اجراي مميزي‌هاي كيفي.

l تدوين برنامه بهبود دائم در پروژه.

ساختار سازماني واحدهاي اجرايي پروژه

مسئول در قبال اجراي برنامه‌هاي زمانبندي و هزينه‌اي پروژه.

4- مديريت مهندسي

l مدير مهندسي

- برنامه مديريت فعاليتهاي مهندسي را تدوين كرده و آنها را در چارچوب هزينه و زمان تعيين شده هدايت مي‌كند.

- در مورد هزينه تجهيزات و مواد همراه با مديريت مواد پاسخگو خواهد بود.

- مسئول در قبال رعايت كليه مشخصات تعيين شده براي پروژه مي‌باشد.

l مهندسي پروژه

- مسئول در مقابل تمامي خروجيهاي مهندسي (مدارك ، نقشه‌ها و ...) مي‌باشد.

- برنامه پايه هزينه و زمان مهندسي را تهيه مي‌كند.

- ايجاد هماهنگي براي ارائه به موقع مدارك مهندسي به واحدهاي ساخت ، تداركات ، ساخت و نصب در چارچوب زمانهاي به توافق رسيده.

- مهيا ساختن بازنگري مدارك طراحي.

l مهندسي فرآيند و سيستم

- تعريف طراحي پايه ، دياگرامهاي Flow sheet سيستم ، جانمايي و غيره.

l واحدهاي تخصصي مهندسي

- دريافت برنامه‌هاي روزانه از مهندسي پروژه.

- مشخصات تجهيزات و مواد براي موارد قابل خريداري.

- تعريف طراحي تفصيلي بر اساس مشخصات و محدوده بدست آمده در طراحي پايه.

- فهرست تجهيزات و مواد براي موارد قابل خريداري.

- ارزيابي فني مشخصات تجهيزات كه از طرف فروشندگان ارسال مي‌گردد.

- بررسي و تاييد نقشه‌هاي فروشندگان و استفاده از آنها در طراحي‌ها.

- تهيه مشخصات فني همراه با نقشه‌ها براي مناقصه‌هاي ساخت و عمليات سيويل.

l محيط زيستي  و قانوني

- تاييد طراحي تفصيلي با توجه به قوانين و مشخصات تعريف شده محيط زيستي.

- تضمين دريافت مجوزهاي لازم براي پروژه ، از سازمانهاي محيط زيست و دولت.

l كنترل مدارك

- كنترل ثبت ، توزيع و جمع‌آوري تمامي مدارك مهندسي ، فروشندگان ، ساخت و عمليات سويل.

l برنامه‌ريزي و كنترل مهندسي

- نماينده ارائه خدمات مهندسي در پروژه.

- پشتيباني از فعاليتهاي مهندسي با درنظر گرفتن تمامي فعاليتهاي مربوط به آن از ديدگاه زمان و هزينه.

- جمع‌كننده و پردازنده اطلاعات جامع مهندسي با توجه به زمان و هزينه مربوط به آن.

- مستندسازي روندها و شركت‌كننده در پيش‌بيني وضعيت پروژه براي مدير مهندسي و واحدهاي تخصصي مهندسي.

5- مديريت تداركات

l مدير مواد

- همراه با مهندسي ، درخواستهاي خريد و زمان مورد نياز آنها را محاسبه مي‌نمايد.

- مسئول در قبال دريافت به موقع نقشه‌ها از فروشندگان ، تجهيزات و مواد در چارچوب زمان به توافق رسيده.

- مسئول در قبال تمامي موارد مديريت مواد كه در چارچوب مديريت پروژه و برنامه اجرايي پروژه قرار مي‌گيرد.

- مسئول در قبال هزينه تداركات ، فعاليتهاي تحويل و انبار.

-         مسئول در قبال تامين مقرون به صرفه مواد  ، تجهيزات و حمل و نقل آنها.

 

 

 

l كنترل مواد

- تدوين ماتريس توليد مواد (كدام مرجع چه چيزي را تامين مي‌كند) به عنوان بخشي از استراتژي اجرايي پروژه ، هماهنگ‌كننده تامين مواد مورد نياز ساخت و نصب همراه با مهندسي در چارچوب زمان مورد توافق.

- نگهدارنده كد اقلام و تداركات.

l خريد

- پيش‌بيني هزينه تجهيزات و مواد.

- حصول اطمينان از دريافت مدارك مربوط به قابليتها و استعدادهاي فروشندگان.

- مسئول برگزاري مناقصه و تجزيه و تحليل پيشنهادات.

- مسئول ارائه و نظارت بر سفارش خريد كه شامل تقاضاي تغيير نيز مي‌گردد.

- مذاكره براي دريافت قيمت مناسب با درنظر گرفتن زمان و كيفيت مورد نظر.

- معمولا" به عنوان نماينده صاحب پروژه مطرح مي‌گردد.

l مسئول نظارت و تحويل Expediting & Inspection))

- جمع‌آوري به موقع داده‌هاي مورد نياز در مورد وضعيت مواد.

- هماهنگ‌كننده ارسال مواد و تجهيزات در قالب برنامه.

- نظارت بر رعايت مشخصات تضمين كيفيت توسط فروشندگان.

l تداركات و ترافيك

- هماهنگ‌كننده تحويل تمامي اقلام از فروشندگان تا محل ساخت.

- مسئول هزينه‌هاي حمل و نقل.

l انبار كارگاه

- نماينده مديريت مواد در كارگاه.

- مسئول دريافت وانبار نمودن به موقع تمامي مواد وتجهيزات.

- خريد محلي.

- مديريت مواد مازاد.

- كنترل مواد مصرفي.

l مديريت برنامه‌ريزي و كنترل مواد

- نماينده خدمات پروژه در گروه مواد.

- پشتيباني برنامه‌هاي مواد از طريق يكپارچه‌سازي تمامي برنامه‌ها.

- جمع‌آوري و پردازش داده‌هاي لازم در مورد برنامه يكپارچه زمان و هزينه مواد.

- مستندسازي روندها و ارائه پيش‌بيني.

6- مديريت ساخت و نصب

l مدير واحد ساخت و نصب

- مديريت تمامي كارگاه ، فعاليتهاي ساخت و عمليات سويل را بعهده دارد.

- بسته‌هاي كاري عمراني را تهيه مي‌نمايد.

- در مقابل هزينه ساخت ، خدمات كارگاه و مديريت ساخت و نصب ، مسئول است.

l ناظر ساخت و نصب

- زمان دريافت مدارك را به همراه واحد مهندسي مواد تعيين مي‌كند.

- در مقابل تكميل كارهاي مكانيكال در زمان تعيين شده مسئول است.

- نظارت بر پيمانكاران را بر عهده دارد (ساخت خارج ازكارگاه و عمليات سويل آن).

- هدايت‌كننده فعاليتهاي پيمانكاران است.

- بر استفاده بهتر از تجهيزات ساخت و نصب ، مديريت مي‌كند.

- استفاده از مواد مصرفي را نظارت مي‌كند.

l مسئول طراحي

- از قابل اجرا بودن طرحها اطمينان حاصل مي‌كند.

- همكاري با واحدهاي متولي طراحي تفصيلي ، جهت ايجاد اطمينان از اينكه طرحهاي تهيه شده قابل ساخت بوده و در حين اجراي پروژه توليد مشكل نخواهند نمود و باعث از دست رفتن زمان و ايجاد هزينه نخواهند شد.

l مهندسي عمليات

- نماينده واحد مهندسي در كارگاه است كه پاسخ‌گوي تمامي سوالهاي مربوط به مهندسي و تفسير نقشه‌ها مي‌باشد.

- آماده‌سازي AS-built را هماهنگي مي‌نمايد.

l تضمين مرغوبيت / كيفيت كارگاه

- نماينده تضمين مرغوبيت در كارگاه است.

- از اجراي عمليات ساختماني مطابق با استاندارهاي تعيين شده و به توافق رسيده در طراحي اطمينان حاصل مي‌كند.

l امور قراردادهاي كارگاه

- نماينده امور قراردادها در كارگاه است.

- فهرست پيمانكاران واجد شرايط را تهيه مي‌كند.

- آماده‌سازي تمامي مناقصه‌ها و اجراي آنها همراه با ارزيابي واعطاي قراردادها ، به تفكيك كارها ، در تمامي عمليات ساخت در خارج از كارگاه ، عمليات ساختماني و خدمات كارگاه.

- مشاركت با ناظر ساخت و نصب در نظارت بر تمامي قراردادها جهت حصول اطمينان از رعايت مفاد آنها توسط واحد ساخت و نصب.

- از به روز بودن هزينه‌هاي پيمانكاران بايد مطمئن باشد.

l محيط زيست ، ايمني و روابط كارگري

- قرارداد كارگري كارگاه را تنظيم مي‌كند.

- نماينده واحد ساخت و نصب با شوراهاي كارگري خواهد بود.

- برنامه‌هاي ايمني كاري را تهيه كرده و آنها را به مرحله اجرا در مي‌آورد.

- عمليات ساختماني را در راستاي قوانين و دستورالعملهاي ايمني نظارت مي‌كند.

l امور دفتري كارگاه

- نماينده واحد مالي و دفتري در كارگاه.

- امنيت كارگاه.

- حمل و نقل كارگاه.

- امكانات و نيازهاي دفتري كارگاه.

- تهيه برنامه تغذيه در كارگاه.

- مديريت زباله.

l برنامه‌ريزي و كنترل عمليات ساخت و نصب

- نماينده كنترل پروژه در كارگاه.

- پشتيباني از فعاليتهاي ساخت و نصب با توجه به برنامه جامع آن واحد.

- جمع‌آوري ، پردازش و تهيه گزارشات پيشرفت بر اساس برنامه جامع ساخت و نصب.

- مستندسازي روندها و ارائه پيش‌بيني از فعاليهاي آتي.

7- راه‌اندازي و بهره‌برداري

l تعيين زمان تكميل كارهاي مكانيكال به همراه واحدهاي ساخت و نصب.

l برنامه‌ريزي و مديريت تكميل كارهاي مكانيكال و راه‌اندازي تمامي سيستمها.

l هماهنگي با واحدهاي عمليات در مورد راه‌اندازي.

l همكاري با واحد عمليات در شروع به كار واحد.

l مسئوليت هزينه راه‌اندازي و بهره‌برداري را بعهده دارد.

8- برنامه ريزي و كنترل  پروژه

اجراي يك پروژه مستلزم ارتباطات بسيار ميان تمامي مجريان است. در نتيجه ، انجام برنامه‌ريزي ، تخمين هزينه‌ها و كنترل آنها ، گزارش وضعيت و پيشرفت پروژه‌ها جزو اهم كارهاست. اجراي كارهاي اخير به عهده واحد برنامه‌ريزي و كنترل پروژه است كه اين خدمات را مستقيما" در اختيار واحدهاي اجرايي قرار مي‌دهد.اين واحد اطلاعات لازم را جهت تصميم‌گيري در اختيار تيم پروژه قرار مي‌دهد.

خدمات پروژه در جهت پشتيباني از كاركرد تيم پروژه ، خدمات زير را ارائه مي‌كند:

- مستندسازي برنامه مديريت پروژه.

- تعيين استاندارهاي هزينه و برنامه زمانبندي پروژه.

- تهيه طرح كلان پروژه از طريق يكپارچه‌سازي فعاليتها.

- جمع‌آوري داده‌ها ، پردازش و تهيه گزارشات لازم براي واحدهاي اجرايي در خصوص وضعيت پيشرفت پروژه.

- آناليز ريسك و طرحهاي مقابله با ريسك.

- امكان‌سازي كنترل هزينه‌هاي پروژه.

- ارائه گزارشهاي ماهيانه سوددهي.

- حصول اطمينان از اينكه تغيير در محدوده كار با تقاضاهاي تغيير مطابقت دارد.

- بهنگام داشتن فهرست ادعاهاي قراردادي.

- بايد مطمئن باشد كه نقدينگي هميشه جلوتر از هزينه‌هاست.

- ريسكهاي احتمالي را شناسايي نموده و تاثير آنها را بر پروژه ارزيابي نمايد.

l عمليات برنامه‌ريزي و تهيه برنامه زمانبندي

- گروه برنامه‌ريزي واحدهاي اجرايي در آماده‌سازي و نگهداري اطلاعات مربوطه به برنامه‌هاي زمانبندي ، پروژه را ياري مي‌نمايد.

- نظارت ، هدايت و پشتيباني از تمامي فعاليتهاي برنامه‌ريزي واحدها.

- همكاري با اعضاي تيم پروژه در تهيه برنامه‌زمانبندي كه منجر به تهيه برنامه كلان مي‌گردد.

- شاخصهاي ارزيابي فعاليتها ، پيشرفت ، درصد تكميل ، بهره‌وري و غيره را تعيين مي‌نمايد.

- بهنگام كردن برنامه كلان پروژه هنگامي كه توسط مدير پروژه درخواست شده باشد.

- بهنگام كردن عملكرد بصورت هفتگي.

- تهيه گزارشات پيشرفت و عقب‌ماندگي فعالتيهاي برنامه كلان بصورت ماهانه.

- همكاري با تيم پروژه در جهت حصول اطمينان از اينكه تيم ، فعاليتهاي بحراني را پي‌گيري مي‌كند.

l كنترل هزينه

گروه كنترل هزينه ، تيم پروژه را در برآورد هزينه‌ها و كنترل آنها ياري مي‌نمايد. وظائف آنها شامل موارد زير مي‌گردد:

- نظارت و ارائه روشهاي اجرايي در برآورد و كنترل هزينه‌ها.

- مسئول برآورد تخمين‌هاي مورد نياز كنترل پروژه.

- پشتيباني از مديران واحدهاي اجرايي در كنترل هزينه‌ها.

- مستندسازي و نگهداري از سيستم كدينگ پروژه.

- هنگام صدور دستور كار بايد مطمئن شود كه:

- بسته‌هاي كاري اصلي به تاييد مديريت مربوطه رسيده است.

- دستور خريد و يا مناقصه داراي تاييدات لازم مي‌باشد.

- مسئول جمع‌آوري و گزارش در موارد:

- تخمين‌هاي كنترلي.

- ساختار كدينگ پروژه.

- تاييدات توسط مدير واحد.

- نيازهاي شركت و مسئول پروژه.

- نيازهاي مشخص پروژه.

l مسئول گزارشات هزينه‌اي:

- تاييد تامينات مالي

- تعهدات ، تغييرات.

- هزينه‌هاي خرج شده.

- پيش‌بيني تكميل كارها.

- درصد تكميل / بهره‌وري.

- روندها.

- تغييرات  و انحرافات - تاكيد بر موارد كليدي است.

- دستورات كار كه نياز به برنامه اجرايي دارند.

- نقدينگي (گزارش به مسئول پروژه ، مديرعامل).

- باقيمانده در بودجه اقتضايي.

- مستندسازي و دريافت تاييديه تغييرات در پروژه ، از طريق فرم تقاضاي تغيير ((Project Change Notices.

l برآورد

- پايه نهادن فرآيند تخمين پروژه ، بعنوان قسمتي از فرآيند كمي مديريت پروژه.

- تهيه تخمينهايي كه پايه كنترل هزينه مي‌شود.

- فعاليتهاي برآورد روندها و پيش‌بيني‌ها را در پروژه نظارت مي‌كند.

l گزارش‌دهي

- مسئول تهيه گزارش وضعيت پروژه شامل:

- گزارشات هفتگي وضعيت.

- گزارشات ماهانه راجع به اقلام كليدي پروژه.

- گزارش ماهانه پيشرفت.

l سيستمهاي پروژه

- تعيين مشخصات سخت‌افزاري.

- مهياسازي برنامه‌هاي آموزشي براي كاربران سيستم.

- تامين نيروي انساني ماهر براي استفاده از سيستمها.

- كمك كردن به مديران واحدهاي اجرايي.

- مديريت پايگاه‌هاي اطلاعاتي و حصول اطمينان از قابل دسترس بودن به موقع داده‌ها براي مسئول پروژه.

- كمك در حل اختلافات كاربران سيستمها.

- امنيت و نگهداري پايگاه‌هاي اطلاعاتي.

- احراز اطمينان از تطبيق رويه‌هاي پروژه با سيستم‌هاي مكانيزه.

- همكاري با ديگران در ايجاد ارتباط بين سيستمهاي فني و سيستمهاي اداري.

9- امور مالي و اداري پروژه

l ارائه‌دهنده امور مربوط به قراردادها در برنامه جامع مديريت پروژه مي‌باشد و شامل مفاد استاندارد كه بخشي از استراتژي اجراي پروژه هست نيز مي‌باشد.

l مسئول برگزاري مناقصه و ارزيابي آنها و توصيه در مورد اعطاي قرارداد است.

l ايجاد هماهنگي در اجراي قرارداد.

l مديريت قراردادها ، در مواقع تغييرات در متن آنها و حصول اطمينان از تطبيق عمليات پروژه با مفاد قرارداد.

l تهيه و تعريف رويه‌ها و مسئوليتهاي مربوط به مديريت قراردادهاي كليدي پروژه شامل:

- شاخصهاي اندازه‌گيري كارآيي.

- گزارش‌دهي پيمانكاران.

- رويه تغيير در كار.

خدمات دفتري

l تامين نيازهاي دفتري مانند ميز ، صندلي ، وسائل ارتباطي.

حسابداري پروژه

شرح كار اين واحد با توجه به نيازهاي كارفرما تعيين مي‌گردد. با اين وجود ، محدوده كار ، شامل موارد عمومي زير ميگردد:

l يكپارچگي داده‌هاي قابل ارائه به كارفرما.

l نگهداري حسابهاي دارايي‌هاي پروژه.

l رعايت بيمه‌ها و گزارش‌دهي مربوطه.

l توليد گزارش نهايي دارايي‌هاي ثابت.

l مفاد پرداختي و شرايط مميزي تعيين شده در قراردادها.

l اجراي سياستهاي ارزي مسئول پروژه.

l تهيه گزارشهاي ادواري در مورد وضعيت مالي پروژه.

l وضعيت پرداختها و نحوه اجراي آنها