مديريت جامع پروژه با نرم افزار Expedition
ساعت ۱٢:۳۳ ‎ب.ظ روز چهارشنبه ۳۱ خرداد ،۱۳۸٥  کلمات کلیدی:

مقدمه:

نياز به مديريت كامل و تمام عيار پروژه و استفاده از يك سيستم مكانيزه جامع ((Total  Solution در رابطه با مديريت، برنامه‌ريزي و كنترل پروژه، امروزه از اصلي‏ترين نيازهاي يك پروژه محسوب مي شود.

موسسه پريماورا پيشرو در طراحي سيستم‌هاي مكانيزه مديريت پروژه، با ارايه نرم افزار Expedition Primavera يكي از پرقدرت‏ترين ابزارهاي مديريت پروژه را جهت مديريت جامع پروژه‌ها به صحنه آورده است به گونه‌ايكه امروزه اين نرم‌افزار به زبان مشتركي بين كارفرما و پيمانكاران به منظور مكانيزه كردن مديريت پروژه‌ها در پروژه‌هاي متوسط و بزرگ بدل شده است.

بطور كلي هدف از استفاده از اين نرم‌افزار مديريت پروژه و مديريت عناصر كليدي پروژه در شبكه سازمان با كيفيت مطلوب مي‌باشد. با اين نرم‌افزار مديريت عناصري همچون: مديريت هزينه پروژه، مديريت ارتباطات پروژه، مديريت تداركات‏ پروژه، مديريت نيروي انساني پروژه و.... صورت مي‌پذيرد و اين نرم‌افزار كليه فرآيندهاي فوق و رويدادهاي ناشي از پروژه را از مرحله انعقاد قرارداد تا پايان پروژه، ثبت، پيگيري و كنترل مي‌نمايد.

از مهمترين قابليتهاي ويرايش جديد اين نرم افزار ؛تحت Web بودن آن است كه به كاربران مجاز امكان اتصال به Database شركت ؛ از هر نقطه دنيا از طريق شبكه اينترنت را مي دهد.

شرح نرم‌افزار:

از مهمترين بخشهايي كه اين نرم‌افزار كنترل مي‌نمايد مي‌توان از مدارك فني، هزينه‌ها، قراردادها، تداركات كالا، كليه مكاتبات، صورت‌جلسات و تغييرات در پروژه نام برد. اين نرم‌افزار با امكانات قوي در توليد گزارش مي‌تواند انواع گزارشات متنوع مورد دلخواه را از آخرين وضعيت پروژه ارائه نمايد.

به بيان ديگرPrimavera Expedition  سيستم كامل كنترل قراردادها، مدارك و هزينه‌هاي پروژه بوده كه با ايجاد محيطي يكنواخت و روشهاي قابل انطباق با نيازهاي پروژه، ارتباطات مابين اعضاي تيم پروژه و مديران را تحت يك شبكه كامپيوتري آنچنان سرعت مي‏بخشد كه مديريت مؤثر بر قراردادها بر اساس زمان و بودجه لز پيش تعيين شده و با حداكثر ارتباطات عوامل پروژه به‏خوبي عملي مي‌گردد و بوسيله بانك اطلاعاتي مركزي نرم افزار كه به صورت Client/Server مي‏باشد، براحتي مي‏توان چگونگي كنترل قراردادها، پيشرفت پروژه و جلوگيري از بروز تاخيرات پروژه را شناسايي نمود.

Expedition امكان راهبري چندين پروژه با موقعيت‌ها و ماهيت‏هاي متفاوت را بطور همزمان فراهم نموده و در اين نرم‏افزار اطلاعات و پرونده‌ها به شكل منظم و با ارتباط منطقي ذخيره و نتايج گزارشات، فرمها و مدارك به سهولت و سرعت در اختيار افراد مجاز قرار مي گيرد. اين نرم افزار براي هر پروژه در سازمان شامل چهار طبقه‏بندي و پوشه كلي ذيل است:

الف)  اطلاعات بنيادي و كليدي پروژه (Project Information)

ب) مكاتبات و ارتباطات پروژه (Communication)

ج) اطلاعات قراردادي و هزينه‌اي پروژه (Contract Information)

د) مدارك و نقشه هاي مهندسي، خريد و گزارشات كارگاهي (Logs)

در هريك از  اين چهار طبقه‌بندي و پوشه اصلي مورد استفاده در نرم‌افزار اطلاعات ذيل موجود است:

الف) اطلاعات بنيادي و كليدي پروژه كه شامل اطلاعات بنيادي و كلي پروژه از جمله شناسنامه پروژه، مبلغ برآوردي پروژه، تاريخ عقد قرارداد و اتمام قرارداد، ليست شركتها و افراد طرف تماس شركت، پرونده‌ها و غيره مي‌باشد.

 

 

ب) مكاتبات و ارتباطات پروژه كه شامل كليه مكاتبات پروژه مي‌باشد. در اين پوشه امكان تهيه، پيگيري و مستند سازي مكاتبات وارده و صادره ميسر مي‌گردد كه شامل ثبت و پيگيري صورتجلسه‌ها و دستور جلسات، مكالمات تلفني، اعلاميه و اطلاع موارد غير قابل اجرا، كليه نامه‌ها، مكاتبات و مدارك وارده و صادره و يادداشت‌ها مي‌شود.

ج) اطلاعات قراردادي و هزينه‌اي پروژه كه شامل مراكز هزينه، قراردادهاي منعقده، سفارشات خريد، برآوردها، صورتحسابها و تغييرات قراردادها مي باشد.

د) مدارك و نقشه هاي مهندسي، خريد و گزارشات كارگاهي كه اطلاعات مربوط به مدارك فني، نقشه‌ها‌ي ارسال شده از/ به پيمانكار، اجناس رسيده به سايت، گزارشات دوره‌اي، بيمه و QC را شامل مي‌شود

مهمترين امكانات و مزاياي نرم افزار Expedition:

قابليت‌هاي زير را ميتوان از مهمترين امكانات اين نرم‌افزار برشمرد:

  • شناسايي و آگاهي فوري از آخرين وضعيت پروژه
  • ايجاد، رديابي و نگهداري تمامي نسخه‌هاي تغيير يافته نقشه‌ها و توزيع جديدترين نقشه‌ها شامل آخرين تغييرات
  • رديابي، تجزيه و تحليل و پيش‌بيني هزينه‌هاي پروژه
  • ايجاد ارتباط موثر با كليه افراد ذيربط
  • كنترل كارهاي اداري پروژه
  • اشتراك اطلاعات از طريق بانك اطلاعاتي
  • آگاهي سريع از وقايع و دسترسي سريع به مدارك بودجه تخصيص يافته و تعهد شده به هر طرح يا پروژه و ِيا فعاليتهای عمده
  • ميزان هزينه صورت گرفته به تفکيک و تجمعی
  • شفافيت هزينه هاي طرح در تهيه گزارشات مختلف به مجمع و حسابرسی و کاهش زمان تهيه گزارش
  • پيش‌بيني بودجه قابل‌جذب برای دوره‌های کوتاه‌مدت و درازمدت آن فعاليت
  • بررسی ميزان بودجه هزينه شده و پيش بينی روند انجام هزينه يا بودجه تخصيصی
  • بررسی تاخير و يا تسريع زماني در انجام پروژه بر اساس جذب منابع مالِي
  • دستيابی به منابع مرتبط با هزينه های واقعی انجام شده در هر پروژه جهت برآورد و کاربرد در پروژه‌هاي آتي شرکت
  • کاربرد اطلاعات مالي جهت ارزيابی اقتصادي طرح‌هاي در دست اجرا براساس هزينه سرمايه گذاری در زمان واقعي
  • امکان دسترسی به اطلاعات سيستم از طريق اينترنت و در هر جاي دنيا