توفان فکری (Brain Storming)
ساعت ۳:٥٤ ‎ب.ظ روز یکشنبه ٢٤ آذر ،۱۳۸۱  کلمات کلیدی:
مقدمه
توفان فكري "BRAIN STORMING" يكي از شناخته شده ترين شيوه هاي برگزاري جلسات هم فكري و مشاوره بوده و كاربرد جهاني دارد. اين روش داراي مزايا وويژگيهايي منحصربه فرد است . درواقع بسياري از تكنيك هاي ديگر منشعب از اين روش است .
در راهبري پروژه ها ؛ يكي از موثرترين شيوه هايي كه مدير پروژه جهت شناخت نقاط ضعف پيشبرد پروژه و شناخت راههاي بهبود كار بكار مي برد ؛ استفاده از اين شيوه شناخته شده است .بعضا در پروژه هاي بزرگ حداقل هر ماه يكبار اين جلسات تشكيل مي شود.
در اينجا ضمن معرفي كوتاهي از تاريخچه و تعريف توفان فكري به بررسي قواعد اين روش مي پردازيم . آنگاه تركيب اعضا و گروه مشخص مي شود و پس از آن روندبرگزاري يك جلسه توفان فكري ارائه مي گردد. درنهايت مزايا و معايب اين روش معرفي مي شود تا دبيران و روساي جلسات بتوانند دامنه كاربرد آن را ارزيابي كرده و درجاي خوداز آن استفاده كنند.
اين روش توسط الكس اسبورن در سال 1988 معرفي گرديد. در آن زمان بنيادفرهنگي اسبورن اين روش را در چندين شركت تحقيقاتي ، بازرگاني ، علمي وفني براي حل مشكلات و مسائل مديريت به كار گرفت . موفقيت اين روش در كمك به حل مسائل آن چنان بود كه ظرف مدت كوتاهي به عنوان روشي كارآمد شناخته شد.
فرهنگ لغت و بستر تعريف توفان فكري را چنين بيان مي دارد: "تكنيك برگزاري يك كنفرانس كه در آن سعي گروه بر اين است تا راه حل مشخصي را بيابد". در اين روش همه نظرات در جمع بندي مورداستفاده قرار مي گيرند. روش توفان فكري امروزه يكي ازمتداول ترين روشهاي تصميم گيري گروهي است و موجب گسترش و تحول بسياري ازروشهاي مرتبط و مشابه گرديده است . دانشمندان زيادي ازجمله : اسبورن ، كال وهمكاران ، بوچارد، گچكا و همكاران ، دلبگ و همكاران ، لوئس ، ونگاندي و سيج دركتابهاي خود به اين روش پرداخته اند و جهت ارتقا آن كوشيده اند.
قواعد توفان فكري
اسبورن عنوان مي دارد: "پيشنهاد ايجاد شده در ذهن يك فرد عادي در گروه ، 2 برابرپيشنهاد ايجاد شده درحالت انفرادي است ". درصورتي كه قواعد و مقررات مشخصي براي جلسات توفان فكري در نظر گرفته و رعايت گردد، اين روش بسيار كارآمدترخواهدشد. توفان فكري بر دو اصل و چهار قاعده اساسي استوار است .
اصل اول مبتني بر تنوع نظرات است . تنوع نظرات آن بخش از مغز را كه به خلاقيت مربوط است فعال تر مي كند تا بر تفكر قضاوتي "JUDJMENTAL THINKING" خودفائق آيد. تفكر قضاوتي درواقع به معني ارزيابيها و نظرات تكميلي نسبت به مطلبي مطرح شده است . به اين منظور بعد از آنكه تمامي پيشنهادات را جمع آوري گرديد:بررسي و ارزيابي پيشنهادات صورت مي گيرد.
اصل دوم كميت ، فزاينده كيفيت است . يعني هرچه تعداد پيشنهادات بيشتر شود،احتمال رسيدن به يك راه حل بهتر افزايش مي يابد.
چهار قاعده اساسي توفان فكري
1 - انتقال ممنوع : اين مهمترين قاعده است و لازم است تمام اعضا به آن توجه كرده وبررسي و ارزيابي پيشنهاد را به آخر جلسه موكول كنند. ضمن اينكه ملاحظه تبعيض آميزپيشنهادات نيز ممنوع است .
2 - اظهارنظر آزاد و بيواسطه : اين قاعده براي جرات بخشيدن به شركت كنندگان براي ارائه پيشنهاداتي است كه به ذهن آنها خطور مي كند. به عبارت ديگر در يك جلسه توفان فكري تمام اعضا بايد جسارت و شهامت اظهارنظر را پيدا كرده باشند و بدون آنكه ترسي از ارزيابي و بعضا انتقاد مستقيم داشته باشند; بتوانند پيشنهاد و نظر خود را بيان كنند.هرچه پيشنهادات جسورانه تر باشد نشان دهنده اجراي موفق تر جلسه است .
3 - تاكيد بر كميت : هرچه تعداد نظرات بيشتر باشد، احتمال وجود پيشنهادات مفيد وكارسازتر در بين آنها بيشتر مي شود. موفقيت اجراي روش توفان فكري با تعدادپيشنهادات مطرح شده در جلسه رابطه مستقيم دارد. در اين روش اين گونه عنوان مي شودكه هرچه تعداد پيشنهاد بيشتر باشد احتمال وجود طرح پيشنهاد كيفي بيشتر است .
4 - تلفيق و بهبود پيشنهادات : اعضا مي توانند علاوه بر ارائه پيشنهاد، نسبت به بهبودپيشنهاد خود اقدام كنند. روش توفان فكري اين امكان را به اعضا مي دهد كه پس ازشنيدن پيشنهادات ديگران پيشنهاد اوليه بهبود داده شود. آنها همچنين مي توانند پيشنهادخود را با چند پيشنهاد ديگر تلفيق كرده و پيشنهاد بهتر و كاملتري را به دست آورند.
تركيب اعضاي گروه توفان فكري
درهر جلسه توفان فكري لازم است افراد ذيل حضور داشته باشند: رئيس ، دبيرجلسه و اعضاي گروه . رئيس جلسه ، قواعدكاري و مسئله موردبحث "مشكل " را مطرح مي كندو ناظر بر حسن اجراي آنهاست . دبير، كار ثبت صورتجلسه را انجام مي دهد. بهتر است دبير نزديك رئيس جلسه بنشيند، به طوري كه بتواند نقش رابط غيرمستقيم بين رئيس جلسه و اعضا را ايفا كند. بهتر است پيشنهادات بطور گزارشي - نه كلمه به كلمه -يادداشت شوند. اسبورن پيشنهاد مي كند كه از افرادي كه داراي موقعيتهاي شغلي يكسان هستند براي هم فكري ، دعوت به عمل آيد. ضمنا بايد درنظرداشت چنانچه رئيس ومرئوس با هم در يك گروه باشند، اصل اظهارنظر آزاد و بيواسطه خدشه خواهديافت مگرآنكه براي آن قبلا تدابيري انديشيده شده باشد.
رويه برگزاري جلسات توفان فكري
يك گروه 6 تا 12 نفري از اعضا انتخاب مي شوند "حتي الامكان از لحاظ رتبه اداري همسان باشند";
مشكل به روشني تعريف شده ، و براي شركت كنندگان توضيح كافي داده مي شود;
حداقل يك هفته از طرح صورت مسئله گذشته باشد "يعني دستور كار هر جلسه قبلااعلام شده باشد";
بلافاصله پيش از جلسه اصلي توفان فكري ، براي اعضا، جلسه اي توجيهي برگزارمي شود;
با نوشتن صورت مسئله بر روي تخته سياه به طوري كه براي همه قابل خواندن باشد،جلسه توفان فكري شروع مي شود;
رئيس جلسه 4قاعده جلسه توفان فكري را متذكر مي شود;
هريك از اعضا كه مايل به ارائه پيشنهاد باشد دست خود را بالا مي برد و در هر نوبت يك پيشنهاد را ارائه مي دهد;
رئيس جلسه طي يادداشتي 2كلمه اي و كوتاه ، هريك از پيشنهادات را روي تخته سياه مي نويسد و در همين حال دبير جلسه پيشنهاد را با جزئيات بيشتري ثبت مي كند;
درصورت لزوم رئيس جلسه مي تواند براي برانگيختن اذهان در ارائه پيشنهادات جديدصورت مسئله يا پيشنهادات ارائه شده ، را مجددا طرح كند;
مدت زمان جلسه نبايد از حد مجاز، كه معمولا 60 دقيقه است تجاوز كند.
مزايا و معايب
با وجودي كه روش توفان فكري بسيار متداول و رايج است ، ليكن تاكنون به طورخاص ، درجهت روشن نمودن بهترين شرايط اجراي اين روش ، تحقيقات كافي صورت نگرفته است . مزاياي اين روش عبارتند از:
1 - باتوجه به اصل هم افزايي يا سينرژي باعث مي شود كه خلاقيت گروهي موثرتر ازخلاقيت فردي عمل كند;
2 - با اين روش ، در مدت زمان نسبتا كوتاهي ، شمار زيادي پيشنهاد حاصل مي شود;
معايب و نقايص اين روش عبارتند از:
1 - ممكن است ، ايجاد شرايط جهت اظهارنظر آزاد و بيواسطه دشوار باشد;
2 - گروه معمولا تحت فشار اكثريت قرار گرفته و موجب مي شود فرد با نظر اكثريت موافقت كند، حتي اگر قويا احساس كند كه نظر اكثريت اشتباه است ;
3 - اكثر اوقات تمايل گروه بر حصول يك توافق است ، تا دستيابي به پيشنهادات متنوعي كه به خوبي موردبررسي قرار گرفته باشند; درواقع اين حركت در حال حاضر بخاطرساختار جلسات ، به صورت عادت در آمده است .
4 - هنگام توفان فكري ، اغلب افراد مواردي بديهي يا ايده آل را پيشنهاد مي كنند و اين ازتلاش آنها براي بحث بيشتر و درنتيجه ارائه پيشنهادات خلاق مي كاهد;
5 - ماهيت تنوع گراي توفان فكري ; خود به خود مسبب افزايش پيشنهادات مي شود ولي اصلاح و پالايش ساختاري پيشنهادات را دربرندارد;
6 - اگر گروه از يك رئيس جلسه خوب برخوردار نباشد ممكن است برخي از افرادجلسه را، به طور كامل تحت الشعاع خود قرار دهند;
7 - اجراي موفقيت آميز اين روش مستلزم شناخت قبلي افراد از مسئله است ;
8 - در اين روش ، بهبود مرحله به مرحله "تدريجي " پيشنهادات كمتر مشاهده مي شود;
9 - گاهي اوقات اين روش ، به مسائل نسبتا ساده و پيش پاافتاده محدود گشته و باعث مي شود كه روش ارائه شده ، براي حل مسائل كلي پيچيده و كارآيي كافي را نداشته باشد;
10 - براي بعضي افراد، پيروي از قواعد اين روش ، يا ارائه پيشنهادات متنوع مشكل است .
روشها و تكنيك هاي مشابه
از توفان فكري روشهاي گوناگوني مشتق شده است . مثلا، يك روش مي گويد بهتراست شركت كنندگان پيش از ورود به جلسه پيشنهادات خود را كتبا، دراختيار رئيس جلسه قرار دهند، رئيس جلسه ، پيشنهادات را بدون اعلام منبع ، براي همه شركت كنندگان قرائت مي كند. اين روش كه براي ازبين بردن معايب بندهاي 2و3 مورداستفاده قرارمي گيرد، توفان فكري گمنام "ANONYMOUS BRAINSTORING" نام دارد.
شيوه هاي ديگري نيز وجود دارد. به عنوان مثال از شركت كنندگان خواسته مي شود، تانظرات خود را در مدتي كوتاه به رشته تحرير درآورند. اين روش افكارنويسي "BRAINWRITING" خوانده مي شود.
تلفيقي از افكارنويسي و توفان فكري نيز وجود دارد كه به روشTRIGGER مشهوراست . اين روش را جورج مولر كارشناس شركت فورد موتورز ابداع كرد. در اين روش شركت كنندگان هركدام شخصا فهرستي از كلمات مرتبط به مسئله را تهيه مي كنند. مزيت اين روش بر روش توفان فكري در اين است كه قابليت بسط و گسترش پيشنهادات رادارد.
ويليام گوردن به منظور غلبه بر برخي مشكلات توفان فكري شيوه جديدي را ابداع كرد. رويه آن بدين گونه است كه : رئيس جلسه ، از گروه مي خواهد تا به مفهوم يا اصول مسئله پرداخته و مسئله را ريشه اي موردبررسي قرار دهند. رفته رفته ، با مطرح شدن نظرات متفاوت ، افراد اطلاعات بيشتري پيدا كرده و پيشنهادات جديدي مطرح مي كنند.مزيت عمده اين روش ، امكان بررسي ساير پيشنهادات و عدم تمركز بر يك پيشنهاداست . درنتيجه اين روش مانع تصميم گيري ناپخته در فرايند حل مسئله مي گردد.
گونه ديگر توفان فكري شيوه SUCCESIVE INTEGERATION OF PROBLEM ELEMENTS=SIL است . اين روش به وسيله هلموت اشليكسوپ از موسسه باتل ابداع گرديد. معايب بندهاي شماره 2،3،5 با اين روش برطرف خواهدشد. در اين روش عناصرجلسات آزاد و روابط اجباري بطور فزاينده تركيب مي شوند تا اينكه گروه به راه حل نهايي موردتوافق دست يابد. توفان فكري عبارت است از بيان تفكرهاي متنوع ، درحالي كه روش SILكتبي بوده و تفكر "چه متنوع ، چه مشابه " اصل است .
گروه اسمي و دلفي نيز مواردي از توفان فكري است كه در آينده موردبررسي قرارخواهدگرفت . اين دو روش عيب بند 8 را مرتفع مي كند