برنامه ريزي چرا ؟ !
ساعت ۱٢:٢۳ ‎ب.ظ روز چهارشنبه ٢۳ مهر ،۱۳۸٢  کلمات کلیدی:
برنامه ريزي شرط تحقق اهداف !
حتماً همه شما اين شعار مهم مهندسان صنايع به گوشتان خورده است . اساساً برنامه‏ريزي چيست ؟ چرا اهميت دارد؟ اصول آن كدامند؟ لوازم آن چيست ؟
مهمترين مساله اي كه در اين وبلاگ از سال گذشته تاكنون بر آن تاكيد كرده ايم آن است كه اساساً هر كاري در زندگي بشر يك پروژه است . چرا كه هر كار ما داراي زمان بوده و براي انجام آن يكسري منابع مصرف مي‏كنيم. مديريت پروژه هاي كوچك و بزرگ زندگي ما نيازمند برنامه‏ريزي است.
يكي از خصلت‏هاي ممتاز انسان ، خصلت دورانديشي ( Providence ) است . افق دور در نگاه و نگرش آدمي ، ضامن شفاف شدن ابهامات آينده است و تصميمات آتي را رقم مي زند .افراد دور انديش در مقايسه با ديگران ، تصويري شفاف تر در مسايل ،رفتارها، عكس العمل ، رويدادها و اتفاقات دارند .افق روشن : بهره مندي انسان از زاويه روشن و كم ابهام ، با استفاده از دو افق قبلي ميسر است . افق روشن محصول دو افق دور و باز است . و محصول اين سه افق ، بحث شناخت ( Recognition ) است .
برنامه ريزي و آماده سازي از عملكرد ضعيف جلو گيري مي كند.يكي از وظايف مديران عالي اجرايي اين است كه اگر موفق به برنامه ريزي نشوند براي شكست برنامه ريزي كرده اند. با وجود اين مطلب ، هنوز خيلي از مديران براي موفق شدن ، به برنامه ريزي تفضيلي دست نمي زنند و دلايلي متنوع از قبيل ذيل را در اين خصوص مطرح مي كنند:
"من بيش از اندازه مشغله دارم كه بتوانم برنامه ريزي كنم ، بيشتر وقت من صرف مثلاً « اطفاي حريق » مي‏شود تا نشستن پشت ميز." اين يكي از دلايل كلاسيك عدم برنامه ريزي است. اگر مديري برنامه جامع و به موقعي تهيه كرده باشد ، آنوقت زمان مورد نياز براي حل مسايل حاد و بحراني (اطفاي حريق ) به حداقل خود كاهش خواهد يافت و چنين مديري اثر بخشي بيشتري خواهد داشت. چنين مديراني فكر مي كنند ، برنامه‏ريزي يعني نشستن پشت ميز و فكر كردن ، در حاليكه برنامه‏ريزي يعني ايجاد انگيزش در تيم به منظور فكر كردن نسبت به آينده و مسايل پيش رو و موافقت كردن با اقداماتي كه تيم قصد انجام آنها را دارد.
"من براي برنامه ريزي هنوز به مهارت لازم دست نيافته ام ، در ضمن هيچ برنامه اي وجود ندارد كه در عمل كاملاً موفق شده باشد." مهارتهاي لازم براي برنامه ريزي پروژه هاي پيچيده آنقدر سخت نيست كه نتوان آنها را فرا گرفت پايه و اساس آنها متكي بر عقل و منطق است ، حتي اگر بعضي اوقات خيلي فني به نظر برسند. حتي اگر اين مطلب واقعيت داشته باشدكه تنها تعداد معدودي از برنامه ها به موفقيت مي رسند ، بايد بپذيريم كه تغيير يك برنامه به مراتب ساده تر از تهيه آن است. هر قدر زمان بيشتري در آغاز صرف فكر كردن در مورد برنامه شده باشد ، به هنگام اجراي برنامه در واقعيت ، زمان كمتري تلف خواهد گرديد و موردي براي نا اميدي باقي نخواهد ماند.
"من براي برنامه ريزي هنوز به مهارت لازم دست نيافته ام ، در ضمن هيچ برنامه اي وجود ندارد كه در عمل كاملاً موفق شده باشد." مهارتهاي لازم براي برنامه ريزي پروژه هاي پيچيده آنقدر سخت نيست كه نتوان آنها را فرا دقيقاً آنرا مي فهمند اما شما از كجا مي دانيد كه آنها واقعاً اين مطالب را مي فهمند؟ خيلي از افراد در گفتار خود شك و ترديد هايشان را آشكار نمي كنند، صرفاً به اين دليل كه مي ترسند كه به آنها به چشم يك آدم احمق و يا هيجان زده نگاه شود. يك برنامه مدون شده ، همه چيز را روشن و عاري از ابهام مي كند و به عنوان يك سند در طي زمان باقي مي ماند.
"ما هنوز به آن حد از اشرافيت نرسيده ايم كه وقت داشته باشيم كه يك برنامه ريزي تفضيلي تهيه كنيم ، اين كار به هفته ها وقت احتياج دارد و ما معمولاً بايد بلافاصله حركت كنيم ." اين نيز يكي ديگر از بهانه هاي كلاسيك است و اقدامات انجام شده توسط چنين افرادي به دليل ضعف تعريف و برنامه ريزي احتمالاً با هزينه هاي گزاف و صرف وقت فراوان به بدترين نتايج ختم مي شود. فكر نكنيد با ميان بر زدن و پريدن از روي مرحله برنامه ريزي باعث صرفه جويي در وقت مي شويد. هر چند از نظر رواني، تدوين جزييات يك برنامه اغلب كار خسته كننده اي به نظر ميآيد، اما بدون انجام آن ، مانند اين است كه بدون نقشه به يك سرزمين نا شناخته قدم بگذاريم.
استفاده از تكنيك مديريت پروژه تضمين كننده شانس دستيابي به هدف محسوب مي شود. برنامه ريزي ، امكانپذير بودن مجموعه اهداف را در چارچوب زمان ، هزينه و كيفيت مشخص مي كند. يك برنامه بايد منسجم باشد ، نه تنها از نظر تفكر پنهان در پشت آن ، بلكه از نظر مستندات نيز بايد منسجم و از قسمتهاي مرتبط و قابل ارجاع به افراد درگير تشكيل شده باشد. براي نشان دادن ساختار و جزييات محتواي يك پروژه خوب برنامه ريزي نمونه اي از ساختار چنين برنامه اي در ذيل مي آيد:
تعريف پروژه : در تعريف پروژه بايد نام پروژه ، مدير پروژه ، ناظر پروژه ،اهداف پروژه ، منافع پروژه ، محصول و كيفيت مورد انتظار پروژه ، منابع مورد انتظار ، عوامل محدود كننده ، عوامل كليدي ، معيارها و يا شاخص هاي سنجش موفقيت پروژه ، ، منظور شده باشند. علاوه بر اين ، تعريف پروژه بايد شامل نام افراد و بازيگران كليدي نيز باشد. تعريف روشن و صريح اهداف ، منافع و محصولات پروژه باعث تمركز توجه و ذهنيت افراد تيم پروژه بر روي عمليات و منافع پروژه مي شود.
ساختار شكست و خرد كردن كار (WBS) : جهت شناسايي همه اقلام قابل تحويل مياني و نهايي كه بايد بدست آيند ، عملياتي كه براي بدست آوردن آنها لازم است ، تخصص ، مهارت و تعداد نيروي انساني كه براي انجام عمليات و حصول اقلام قابل تحويل لازم است.
شبكه فعاليتها و مسير بحراني: مرتب سازي و دسته بندي منطقي ترتيب انجام فعاليتها بر اساس شناخت وابستگي بين آنها و روابط پيشنيازي كه خود باعث مشخص شدن مسير بحراني(مسيري با حداكثر طول زماني در شبكه) مي شود.
برگ مشخصات فعاليت : كه شامل نام فعاليت ، مدت اجرا ، نفر/ روز لازم براي انجام وظيفه است كه با تسهيم منابع توافق شده (موجود يا در دست تهيه) از آن انجام هر فعاليت برآورد مي گردد ، زمان شروع يا خاتمه و مسئول انجام و توضيحات لازم است.

برگ خلاصه مشخصات فعاليتهاي Milestone : كه نشان دهنده خروجي ها و نقاط كليدي بررسي و كنترل پيشرفت پروژه است.
برگ خلاصه فعاليتهايي كه به عوامل خارج از پروژه وابستگي دارند: چنين مفروضات كليدي بايد شناسايي شوند و دستورالعمل مواجه با تاخيرات احتمالي و كنترل آنها تنظيم گردد.
برگ خلاصه منابع پروژه: صورت خلاصه اي از منابع مورد نياز جهت تخصيص به اندازه آنها كه نشان مي دهد چه كسي ،مسئول چه كاري و در چه زماني است.
برگ برآورد هزينه هاي پروژه: در اين برگ برآورد هزينه اوليه لازم جهت اجراي هر فعاليت پروژه ، مركزهزينه ، مبلغ تعديل شده ، تاريخ ، مسئول تصويب و تغيير آن درج مي شود.
جدول فعاليتها و نمودار گانت : شامل نام فعاليت ، مدت ، تاريخ شروع ، تاريخ پايان ،رابطه پيشنيازي ، مسئول اجرا ، بودجه لازم ، منابع لازم ،گانت چارت.
برگ اصلاح ، تغيير و بازنگري درپروژه يا برنامه
برگ گزارش تكميل و خاتمه پروژه : جهت مستند كردن تجربيات بدست آمده از كل طرح و مبنا قرار دادن جهت استفاده پروژه هاي آتي و صرفه جويي در وقت افراد در آينده استفاده شده و شامل مقايسه موارد برنامه ريزي شده و واقعي و نقطه نظرات مدير پروژه در مورد انحرافات بوجود آمده است.
در فرآيند برنامه ريزي سه اهرم بنيادين زمان ،كيفيت و هزينه وجود دارد كه با استفاده از آنها مي توان پروژه را تحت كنترل نگهداشت.
از كنترل برنامه در Iranpm بعدها سخن خواهيم گفت .