مدیریت سبد پروژه ها نياز حياتي سازمان‌هاي پروژه‌ محور !

خلاصه :<?xml:namespace prefix = o ns = "urn:schemas-microsoft-com:office:office" />

یکی از عواملی که در افزایش هزینه ها نقش بسیار مهمی دارد استفاده غیر صحیح از منابع می باشد در صورتی که با ایجاد روش سیستماتیک بتوان منابع را درست تخصیص داد این هزینه ها به شدت کاسته میشود .از دیگر سو تاخیر در اجرای پروژه ها ویا شکست در اجرای آنها باعث می گردد شرکتها ویا سازمانها ضرر های هنگفتی ببینند .

مدیریت سبد پروژه ها(Project Portfolio Management ) همان گونه كه قبلا اشاره كرديم یکی از مهمترین عوامل بازدارنده در هزینه بری در شرکتهایی است که چندین پروژه را (Enterprise Project Management )در دست اجرا دارند . در نوشته ذیل كوشيده‌ايم، در مورد این نوع مدیریت مطالبی ارائه شده است و همینطور دلائل عدم موفقیت اجرای این روش در برخي شركت‌ها اشاره شده است.

مقدمه:

سازمانها هر روز بدنبال روشهایی هستند که به توانند در آن به بهره وری اندیشیده وبر اساس استراتژی سازمانیشان هزینه ها را به حداقل رسانده و سود را افزایش دهند. در ایران سازمانها و شرکتهای مختلفی در زمینه مدیریت پروژه فعالیت دارند . و یکی از استانداردهای مدیریت پروژه را برگزیده ومسیر زندگی پروژه ها را بر آن اساس دنبال می نمایند .اگر چه رسیدن بیشتر سازمانها به مدیریت پروژه مبتنی بر استاندارد در آینده ای نزدیک به وقوع خواهد پیوست ولی این ضعف گرایش به سمت استانداردسازی  به خوبی دیده می شود .

یکی از این خللها وجود عدم تطابق واقعی اختصاص منابع در دست به پروژه ها می باشد در تحقیقی که از دو سازمان بزرگ دولتی کشور با داشتن مجموعا ً چندین هزار پروژه انجام شده هیچکدام جوابی برای سئوالات ذیل نداشته اند یا برای پاسخگویی نیاز به زمانی بیش از یک هفته داشته اند

1-              کدامیک از پروژه های سازمان شما در حال زیاندهی است ؟

2-              کدامیک  از پروژه های سازمان بهتر است به اتمام نرسد و در همان وضعیت واگذار شود؟

3-              کدامیک از پروژه های سازمان لازم است که متوقف وپروژه های دیگری را اغاز نمایید؟

4-              آیا شما بعد از پذیرش پروژه ها ارزیابی دوباره ای از منابع دارید ؟

5-              ایا اولویت بندی در اجرا وجود دارد ؟

6-              ..........

اگر چه پاسخ به سوالاتی از این قبیل برای شرکتها یی با چند پروژه کوچک بسیار ساده وبا کمی وقت قابل استحصال است ولی برای شرکتهای چند ملیتی و سازمانهای عظیم پروژه ای قابل درک نبوده وباید راهکاری مناسب به آن اختصاص یابد.

مدیریت سبد پروژه ها(Project Portfolio Management) یکی از مهمترین مباحث مدیریت پروژه است که هنوز بصورت عمده برروی آن کار نشده وسازمانها وشرکتها باید به سمت رویه سازی آن در حرکت باشند . در این راستا شرکتهای بزرگی چون IBM  وhp با حرکت به این سمت سود وبهره وری بزرگی را بدست آورده وآنرا یکی از راهکارهای اساسی در تبیین پروژه های سازمانی می دانند

هدف مدیریت سبد پروژه ها تحقق بخشیدن به سودها ومنافع در سازمان بوسیله بکارگیری رویکردی سازمانی در مدیریت پروژه  می باشد.

مدیریت سبد پروژه ها ضرورتی اجتناب ناپذیر در مدیریت کل پروژه ها یامدیریت کارخانه ای پروژه ها (Enterprise Project Management)می باشد

مدیریت سبد پروژه ها (Portfolio Management) چیست؟

در بسیاری از کشورها از مدیریت سبد پروژه ها جهت تعیین نوع تجارت استفاده می گردد در این سبد باید تمام پروژه ها را با هم دید ، تجزیه وتحلیل نمود وکنترل کرد (اداره نمود) وبرای بدست آوردن حداکثر سود مقایسه ودوباره منابع را به آن اختصاص داد.

مدیریت سبد پروژه ها برای تعیین ارزش مستقیم وغیر مستقیم آن بر پروژه ها وبرای منابع در دست، رویکردی کلی نگر است.

مدیریت سبد پروژه ها یک پروسه تصمیم گیری دینامیکی است ، پروژه ها ی جدید را ارزیابی می کند، اولویت بندی می نماید از رده خارج می کندیا قبول می کند(kill/go) یا دوباره اولویت بندی می کند منابع رادوباره تخصیص می دهد

این نوع مدیریت مشتمل بر سه مدیریت است

الف تمرکز بر مدیریت تجاری

ب تمرکز بر مدیریت منابع (مدیریت عمومی)

ج تمرکز بر مدیریت پروژه

الف- تمرکز بر مدیریت تجاری

1-   در این مدیریت باید مطمئن بود که تمام پروژه ها منطبق بر استراتژی سازمانی است ودر صورتی که بر اساس استراتژی نباشد باید آنرا رد کرد(kill)

2-     اولویت گذاری در اجرا وانجا م پروژه ها باید لحاظ شود

3-     ارزش بدست آمده در سازمان افزایش یابد

4-     بیشترین برگشت سرمایه را دارا باشد

5-     رشد عایدات ودرآمد داشته باشد

6-     خواسته های مشتریان وکسب درجه مطلوبیت در تجارتهای جدید در نظر گرفته شود

7-     پتانسیل سازمان افزایش می یابد

ب- تمرکز بر مدیریت منابع (مدیریت عمومی)

در این مدیریت باید منابع را در کل سازمان بررسی نمود وضعیت ریسک های پروژه را برآورد نمود

1- وضعیت منابع در دست فعلی را به صورت ترسیم (Map ) داشته باشد

2- وضعیت منابع مورد نیاز در آینده را بداند وبر اساس پروژه ها تقاضای منابع جدید را درک کند

3- نیاز های آموزشی فعلی وآینده را بداند

4- عکس العمل سریع برای جذب منابع ورها کردن منابع را به صورت فرموله بدست آورد

5- بطور موثری درک صحیح از جابجایی منابع کلیدی بر اساس پروژه های با اولویت بالا داشته باشد وبتواند اعمال نماید.

      یعنی پروژه درست با منابع درست را بکارگیری نماید

6- تشخیص ، تحلیل ، پاسخ ، ردیابی و کنترل ریسک سبد پروژه ها را باید بداند وبکارگیرد

7- حل مشکلات وتعارضات برای منابع هزینه بر وکمیاب را بررسی نماید

ج - تمرکز بر مدیریت پروژه

در این مدیریت باید پروژه ها را بازبینی نمود ، ارزیابی برنامه را انجام داد تا زیاده روی یا تلاقی در برنامه ها نباشد

1-     ایجاد مکانیزم انضباط در پشتیبانی از مدیریت سبد پروژه ها

2-     ارتباط منظم وکارا بر مدیران پروژه ها وارزیابی برنامه ها باشد

3-     اطمینان از نزدیکی به موفقیت تحویل پروژه ها وبرنامه ها

4-     کنترل پیشرفت پروژه ها در مقابل نتایج کلیدی(Milestone )

5-     کیفیت افزایش می یابد

اگر کیفیت مهم است باید کنترل داشت واگر کنترل داشته باشیم باید مدیریت سبد پروژه ها داشت

درصورت پذیرفتن غلط یک پروژه (go ) با انتخاب روشهایی وتصمیماتی پروژه راتصحیح یا واگذار می نماید

<?xml:namespace prefix = v ns = "urn:schemas-microsoft-com:vml" /><?xml:namespace prefix = w ns = "urn:schemas-microsoft-com:office:word" />

 

فازهای مدیریت سبد پروژه ها

مدیریت سبد پروژه با برنامه ها ، پروژه‌ها ، اهداف و استراتژيهاي يك سازمان  ارتباط تنگاتنگ دارد مدیریت سبد پروژه ها دارای پنج مرحله عمده می باشد که عبارتند از

1-      جمع آوری اطلاعات

2-      تجزیه وتحلیل وگروه بندی

3-      اولویت گذاری

4-      پی گیری پیشرفت پروژه ها وعملکرد آنها

5-      دوباره مرور کردن ودوباره برنامه ریزی کردن

چرخه عمر مدیریت سبد پروژه ها

در چرخه عمر مدیریت سبد پروژه ها از اهداف استراتژیک شروع سپس با ضوابط موجود در شرکت یا استانداردها منطبق سپس در صورتی که پذیرفته شد (go

/ 2 نظر / 51 بازدید
علي مقدسي

سلام آقاي مهندس فراهاني ! با تشكر از تلاش هاي شما. خواهشمندم در صورت امكان فايل يادداشت فوق را براي استفاده در نشريه داخلي شركت ايميل فرماييد

hadi

سلام كامل ترين و جامع ترين مطلب درباره كارشناسي ارشد مهندسي صنايع شامل ظرفيت دانشگاهها ، منابع مطالعاتي ، ضرايب درس ها و ... همه و همه بر روي وبلاگم قراتر گرفت.حتماً سر بزن. يادت نره !!!!!!!!!!!!